আমি আজ আপনাদেরকে Microsoft Word এর কয়েকটি অপশন দেখাব। যাতে আপনি কাজের সময়কে অনেক গুন কমিয়ে আনতে সক্ষম হবেন।
M S Word এ অনেক অপশন আছে যেগুলো জানা থাকলে কাজ আরো অনেক সহজতর হয়।
File Menu- এই মেনুর সবচেয়ে জটিল অপশনটি হল Page Setup
Page Setup এ আমি যে অপশনটি আপনাদের সামনে তুলে ধরব তা হলো একটি Document এ বিভিন্ন ধরনের Page রাখা। অনেকেরই একসাথে Legel Latter দুই Format বা Landscape / Portrait এর Page লাগে। কিন্তু অনেকেই একটিDocument এ তা করতে না পেলে নুতন একটি Document এ কাজ করে।
তার আগে নিচের স্ক্রীন শটটি দেখুন-
এই খানে আমি একটি Document এ দুই ধরনের Page এ কাজ করেছি।
এটি করতে হলে Page যে Pageএর পরে ভিন্ন ধরনের Page রাখবেন তার সর্বশেষ লাইনের সর্বশেষে যান। এবার Setup এ যান। আপনার কাঙ্খিত Page Setup করে নিয়ে Preview এর নিচে Apply to থেকে This Point Forward এ ক্লিক করে ok করুন।
আপনার কাঙ্খিত সেট আপটি পেয়ে যাবেন।
Edit Menu: এই মেনুর একটি ভাল অপশন হলো Replace ।
ধরুন আপনি অনেকগুলো Page এর একটি Document এ একটি শব্দ ভুল করেছেন এবং এই শব্দটি Documentটি অনেক যায়গাতে আছে এখন শুদ্ধ করতে হলে তো আপনাকে খুজে খুজে পরিবর্তন করতে হবে। এই অপশনটি মাধ্যমে এক ক্লিকের মাধ্যমেই তা করতে পারবেন। প্রথমে আপনি আপনার ভূল শব্দটি কপি করে নিয়ে Replace এ অথবা কী বোর্ড থেকে Clrl + H বাটনে ক্লিক করুন। Find What এ পেষ্ট করে Replace With এ সঠিক শব্দটি টাইপ করে Replace All বাটকে ক্লিক করুন। দেখুন সব Replace হয়ে ঠিক হয়ে গেলে ।
আপনি বাংলা শব্দও এইভাবে ঠিক করতে পারবেন।
ভুলটি পেষ্ট করে Document এর অন্য যায়গায় শুদ্ধটি টাইপ করে তা কপি করে আবার Replace এ পেষ্ট করে পরে Replace All এ ক্লিক করলেই দেখবেন বাংলা শব্দটি শুদ্ধ হয়ে গেছে।
View Menu: এই মেনুর সবচেয়ে কার্যকরী অপশনটি হলো Header and Footer:
এর সাহায্যে আপনি পেইজে Page Number, File Name, Path ইত্যাদি দিতে পারবেন। যাতে প্রিন্ট হওয়া কাগজ কোন ডকুমেন্ট এ আছে তা সহজেই বুঝতে পারবেন।
ধরুন একটি কাগজ আপনি প্রিন্ট করলেন এক মাস পর এই পেইজটি আবার পুনরায় প্রিন্ট করতে হবে বা এতে কোন কারেকশান করতে হবে তখন আপনাকে হয়ত সমস্ত Saved Document এ খুজতে হবে যে ফাইলটি কোথায় আছে। আর যদি Page এর নিচে ছোট করে File Name and Path লেখা থাকে তাহলে আপনাকে আর কষ্ট করে খুজতে হবে না এক ক্লিকেই পেয়ে যাবেন। এটি করতে হলে যা করতে হবে-
Header and footer এ যান।
Footer এ যেতে হলে Switch between header and footer এ ক্লিক করুন। নিচের স্ক্রীন শটটি দেখুন।
এই বার Insert Auto Test এ ক্লিক করে যা লাগবে তা সিলেক্ট করে নিন। তার পর Close করে দেখুন আপনার Document টির সকল পেইজের নিচে তা চলে আসেছে। যদি Font ছোট করতে চান তাহলে লেখাগুলোর উপরে ডাবল ক্লিক করে Font Size ছোট করে নিচে পারবেন । নিচের স্ক্রীন শটটি দেখুন।
Insert Menu- এই মেনুতে অনেকগুলা অপশন আছে যা অনেক কার্যকর।
আপনি যদি একটি Page এ দুইটি কলাম ব্যবহার করনে তাহলে একটি কলামে যদি অল্প কয়েকটি লাইন লিখে অন্য কলামে যান তাহলে যদি এন্টর চেপে চেপে যান তাহলে পরবর্তী কোন সময়ে যদি আবার প্রথম কলামে কিছু লেখার প্রয়োজন পরে তাহলে পুরা ডকুমন্টেটি লেখা কেমন উল্টা পাল্টা হয়ে যায়, আবার নতুন করে সাজাতে হয়। এর জন্য যদি
Insert – Break - Column Break এ ক্লিক করেন তাহলে এই অসুবিধা আর হবে না।
প্রথম কলাম কোন লেখা না থাকলেই কারসর পরবর্তী কলামে চলে যাবে। পরবর্তীতে প্রথম কলামে টাইপ করলেও পরবর্তী কলামের লেখা আর নীচে নামবে না।
Equation Editor : গণিত প্রশ্ন বা ভগ্নাংশ অথবা বিজ্ঞান সম্পর্কিত কোন ডকুমেন্টে এই অপশনটি অনেক ব্যবহৃত হয়। এটি Insert – Object থেকে আনতে হয়। কিন্তু আমাকে অনেকেই বলে যে Insert – Object এ গিয়ে Equation Editor পান না। যারা এই সমস্যায় পরেন তারা খুব সহজেই সামাধান পেয়ে যাবেন।
এর জন্য আপনাকে Standard/Formatting Menu থেকে Toolbar Options থেকে Add or Remove Buttons এর Customize এ ক্লিক করতে হবে। নিচের স্ক্রীন শটটি দেখুন।
এর পর Commands এর Categories থেকে Insert এ ক্লিক করুন। ডান দিকে Commands এ একটু খুজলেই Equation editor পেয়ে যাবেন। নিচের স্ক্রীন শটটি দেখুন।
এই বার Equation Editor টি সিলেক্ট করে ড্র্যাগ করে পছন্দসই মেনু বারে বসিয়ে নিন।
Format Menu: মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে এটি হচ্ছে সবচেয়ে কার্যকরী মেনু। নাম শুনলেই বুঝা যায় ডকুমন্টেটি সাজিয়ে নিতে আর কোন জুরী নেই।
Format এর প্রথম অপশনটি হলো Font আমরা সাধারনত Font পরিবর্তনের জন্য এটি ব্যবহার করি। কিন্তু এতেও কিছু অপশন আছে যা Document কে সাজিয়ে দিতে পারে।
ধরুন একটা লাইন আপনার ভেংগে দুইটি লাইনে এসে গেছে। এই ক্ষেত্রে আপনাকে Page Set এ Left Right কমিয়ে দিয়ে এক লাইনে আনতে হবে। কিন্তু যদি Left Right না কমনো কথা বলা হয় সাধারনত অফিসিয়াল ডকুমেন্টগুলোতে Page Set up নির্দিষ্ট করা হয়ে থাকে। তখন কি করবেন ।
লাইনটি সিলেক্ট করে Font থেকে Character Spacing এ যান। Scale এ দেখন ১০০% দেওয়া আছে আপনি কিছু কমিয়ে দিয়ে দেখুন লাইটি সংকোচিত হয়ে এক লাইনে চলে এসেছে।
নিচের স্ক্রীন শটগুলো দেখুন।
প্রথমে ছিল
তার পর
১০০ থেকে ৯৫ % করে দিলাম।
যা হলো
Format এ আরো অনেক অপশন আছে যা এত অল্প সময়ে বিস্তারিত আলোচনা করা যাবে না তবে আরো একটি সবচেয়ে কাজের অপশনটি আলোচনা করব। সেটি Page Border নিয়ে। আমরা অনেক সময় অনেক কাজে Page Border ব্যবহার করি কিন্তু অনেকের ক্ষেত্রে প্রিন্ট দেওয়ার সময় যেটি হয় যে Text এর সাথে Border এর কোন মিল থাকে না।
মানে বাম দিকে এক দুরুত্ব থাকলে ডান দিকে Border এর দুরুত্ব কম বা বেশী থাকে। উপরের সাথে নিচের দুরুত্বের কোন মিল থাকে না। এই সমস্যার সমাধান হলো। যখন Border দিবেন তখন Page Border সিলেক্ট করবেন। এবং বর্ডার সিলেক্ট করে Ok দেওয়ার আগে Options এ ক্লিক করবেন দেখবেন নতুন একটি Border and Shedding Options Box আসবে। Measure from এ Text সিলেক্ট করে দিবেন। আর এতেও যদি সমস্য হয় তখন Measure From এর উপরে দেখবেন Page Set অপশন আছে সেখান থেকে একটু এদিক অদিক করিয়ে নিলেই দেখবেন সমস্যার সমাধান হয়ে গেলে। স্ক্রীন শটগুলা দেখুন।
দেখুন আমার যতটুকু লেখা ততটুকুর মাঝে Border চলে এসেছে।
Tools Menu: এই মেনুর সিকিউরিটি অপশন সহ অনেক অপশন আছে তবে আমি এখন প্রথমে text boundary অপশনটি দেখাব। MS Office ইনস্টল করার পর দেখবেন MS office text boundary নেই। এটি আনতে হলে
Tools থেকে Option এ ক্লিক করবেন। এখন দেখেন যেখানে text boundary আছে সেটি সিলেক্ট করে ok করে বেরিয়ে আসলে দেখবেন Text Boundary চলে আসবে।
স্ক্রীন শটটি দেখুন।
আমরা যখন ডকুমেন্টটি সংরক্ষন করি তা C:\Documents and Settings\ব্যবহার কারী\My Documents\ গিয়ে সংরক্ষন হয় । কিন্তু উইন্ডোজ ক্র্যাশ করলে সংরক্ষিত ডকুমেন্ট গুলা হরিয়ে যায়। কিন্তু আপনি এখন আপনার ডুকেমন্ট সংরক্ষন ফাইল পরিবর্তন করতে পারেন। এ জন্য আপনাকে Toos থেকে Options এক ক্লিক করতে হবে। এখনে দেখবেন File Locations নামে একটি ট্যাব আছে । এটিতে ক্লিক করুন। এখন Files Types এ Documents এ সিলেক্ট রেখে Modify এ ক্লিক করুন এবং কাঙ্খিত ফোল্ডার সিলেক্ট করে Ok করুন।
Table Menu : এই মেনুটিও অনেক কাজের।
আমরা যখন Table ব্যবহার করি তখন SL নাম্বার দেওয়ার ক্ষেত্রে হয়ত অনেকেই ম্যানোয়্যালি টাইপ করে দিয়ে থাকি। কিন্তু একটি অপশন আছে যাতে আপনাকে আর টাইপ করতে হবে না। অটো সিরিয়াল চলে আসবে।
প্রথমে আপনি একটি টেবিল করে নিন।
তার পর যেইখান থেকে সিরিয়াল লাগবে সে খানে কারসর রাখুন। স্ক্রীন শটটি দেখুন
এই বার Format Menu থেকে Bullets and Numberings এ ক্লিক করুন।
তার পর প্রথম লে আউটটি সিলেক্ট করে Customize এ ক্লিক করুন ঠিক উপরে দেখানো স্ক্রীন শটটির মতো।
এখন Customize Number List নামে একটি বক্স আসবে। এখান থেকে Font যদি পরিবর্তন করতে হয় তবে Font এ ক্লিক করে পরিবর্তন যদি স্টাইল পরিবর্তন অর্থাৎ যদি সংখ্যার পর (.) না দিয়ে অন্য কোন সংখ্যা না (.) না দিতে চান তাহলে Number Format (.) টি মুছে দিয়ে Number Style থেকে 1,2,3 সিলেক্ট করে নিন।
স্ক্রীন শটগুলো দেখুন।
এখন Number Position থেকে Center সিলেক্ট করে OK ক্লিক করে বেরিয়ে আসুন।
দেখুন আপনার ক্রমিক নং এর যায় ১ চলে এসেছে।
এই বার টেবিলের শেষে কারসর রেখে কী বোর্ড থেকে TAB এ ক্লিক করলেই দেখবেন নতুন করে এক একটি Row আসছে আর অটো সিরিয়াল হচ্ছে। স্ক্রীন শট গুলা দেখুন।
এক একটা TAB ক্লিক করায় এক একটা নতুন ROW তৈরী হবে। সিরিয়াল সহ।
এখন প্রশ্ন আসতে পারে যদি একাধিক পেজে টেবিল চলে যায় আর প্রত্যেকটি পেইজে টেবিলের শুরুতে যদি Heading দিতে হয় তখন কি করা ।
সামাধান আছে।
যদি আপনার টেবিল একাধকি পেইজে চলে যায় প্রথমে শুধু Heading Column টি কপি করে দ্বিতীয় পেইজের প্রথম ROW তে কারসর রেখে Table থেকে Spilt Table এ ক্লিক করুন। দেখুন টেবিলটি ভাগ হয়ে গেছে। এখানে পেস্ট করে দিলেই দেখবে দ্বিতীয় পেইজেও Heading চলে আসেছে। স্ক্রীন শটগুলা দেখুন।
Insert Format Tools Table এই মেনুগুলাতে অনেক অপশন আছে যা দিয়ে কাজ করলে কাজ অনেক সহজতর হয়। অতি স্বল্প সময়ে বা এক টিউনে তা তুলে ধরা সম্ভব নয়। আপনারা যদি অনুমতি ও সাহস দেন তাহলে আমি বিস্তারিত ধারাবাহিক ভাবে আপনাদের সামনে তুলে ধরতে চেষ্টা করব। আর স্ক্রীন শটগুলা কেমন এলোমেলো হয়ে গেল। বুঝতে একটু কষ্ট হবে।
Insert Format Tools Table এই মেনুগুলাতে অনেক অপশন আছে যা দিয়ে কাজ করলে কাজ অনেক সহজতর হয়। অতি স্বল্প সময়ে বা এক টিউনে তা তুলে ধরা সম্ভব নয়। আপনারা যদি অনুমতি ও সাহস দেন তাহলে আমি বিস্তারিত ধারাবাহিক ভাবে আপনাদের সামনে তুলে ধরতে চেষ্টা করব। আর স্ক্রীন শটগুলা কেমন এলোমেলো হয়ে গেল। বুঝতে একটু কষ্ট হবে।
নতুনদের জন্য বেশ কাজে লাগবে এটা……… অনেক সুন্দর হয়েছে