আমি প্রথমেই আপনাদের কাছে ক্ষমা চেয়ে নিচ্ছি দ্বিতীয় টিউনের পর লম্বা একটা বিরতি তৈরী হওয়ায়।

আজকের টিউনটি এই চেইন টিউনের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পার্ট। এই টিউনটি ভালভাবে ভালোভাবে বুঝার জন্য অবশ্যই প্রথম দুইটি টিউন পড়ে নিতে হবে। QuickBooks Software টি Operate করতে একাউন্টিং ধারনা না থাকলেও চলে কিন্তু আজকের অংশটিতে একাউন্টিং এর ধারনা থাকা লোকজনের জন্য সুবিধা হবে। না জানলেও খুব বেশী অসুবিধা নেই।

আজকের লেখাটিতে একউন্টিং আলোচনা যতদূর সম্ভব সহজ করে লেখার চেষ্টা করেছি। তবুও কারও বুঝতে অসুবিধা হলে কমেন্ট করে জানালে আমার জন্য সুবিধা হবে। চেষ্টা করবো লেখাটাকে Edit করার। কিন্তু বুঝতে হবে সাবাইকেই। কারণ এখানে না বুঝলে সামনে এগুনো কঠিন হবে। Chart of Accounts নিয়ে দুইটি টিউন প্রকাশ করা হবে। এই টিউনটি হচ্ছে এর প্রথমটি।

Chart of Accounts কি:

Chart of Accounts হচ্ছে যে কোনও একাউন্টিং সিষ্টেমের প্রাণ বা প্রধান অংশ। এর ভিত্তিতেই লেনদেনের রেকর্ডিং এবং যাবতীয় রিপোর্টিং সম্পন্ন হয়ে থাকে। Chart of Accounts এ কোনও নির্দিষ্ট লেজার add করা না থাকলে উক্ত লেজারে কোনও লেনদন রেকর্ড করা সম্ভব নয় এবং উক্ত লেজারের ভিত্তিতে কোনও রিপোর্টও পাওয়া সম্ভব নয়। তাই কোনও লেজারে লেনদেন রেকর্ড করার পূর্বে উক্ত লেজারটি অবশ্যই Chart of Accounts এ লিষ্টেড থাকতে হবে। লিষ্টেড না থাকলে লিষ্টেড করে নিয়ে তারপর লেনদেন রেকর্ড করতে হবে। আরেকটু সহজ করে বলি-Salary, Office Rent, Stationery, Conveyance ইত্যাদি খাতে কোনও লেনদেন রেকর্ড করতে হলে এই খাতগুলোকে প্রথমে Chart of Accounts এ একটি একটি করে add করে নিতে হবে। তারপর এই খাতসমূহে লেনদেন রেকর্ড করা যাবে।

QuickBooks Software এ ব্যাবহৃত Account এর টাইপ সমূহ:

QuickBooks Software এ মোট ১৫ টি টাইপ ব্যাবহার করা হয়েছে। এই টাইপগুলো সম্পর্কে পরিষ্কার ধারনা থাকা প্রয়োজন। কারন টাইপ সিলেকশনের উপর ভিত্তি করেই প্রতিষ্টানের Profit & Loss এবং Balance Sheet রিপোর্ট তৈরী হবে। কোনও একটি লেজারের টাইপ নির্বাচন ভুল হলে সমস্ত রিপোর্ট ভুলভাবে তৈরী হবে। এখানে উল্লেখ্য ১৫ টি টাইপের বাইরে নতুন কোনও টাইপ বাড়ানো বা কমানো সম্ভব নয়। আপনাদের সুবিধার জন্য এই ১৫ টি টাইপ সম্পর্কে কিছুটা আলোচনা করছি:

Income- এটি সিলেক্ট করে তৈরী করা লেজারসমূহ Profit & Loss রিপোর্টে Show করবে। প্রতিষ্ঠানের নিয়মিত এবং প্রধান আয়ের খাত সমূহ যেমন: Sales Revenue, Service Revenue ইত্যাদি এই টাইপের অধীনে রেকর্ড করা হয়। Sales বা Service হতে আয় ব্যতীত অন্য ছোট ছোট আয়সমূহ Income এর অধীনে রেকর্ড না করে Other Income এর অধীনে রেকর্ড করতে হবে।

Expense-এটি সিলেক্ট করে তৈরী করা লেজারসমূহ Profit & Loss রিপোর্টে Show করবে। প্রতিষ্ঠানের নিয়মিত পরোক্ষ ব্যায় সমূহ (Indirect Expense) যা অফিস পরিচালার সাথে জরিত যেমন- Salary Expense, Rent Expense, Conveyance, Stationery, Utility Bill, Depreciation, Fuel, Repair & Maintenance, Bank Charge, Phone Bill, Internet Bill ইত্যাদি এই টাইপের অধীনে লিষ্টেড করা হয়। কারখানা পরিচালনার ব্যায় অথবা উৎপাদনের সাথে সম্পর্কিত ব্যায়সমূহ এই টাইপের অধীনে আসবে না।

Fixed Asset- এটি সিলেক্ট করে তৈরী করা লেজারসমূহ Balance Sheet এর Assets পার্শ্বে Show করবে। দীর্ঘদিন (১ বৎসরের অধিক কাল) ব্যাবহার করার জন্য যদি কিছু ক্রয় করা হয় সেই খাতসমূহ এই টাইপের অধীনে লিখতে হয়। যেমন: Furniture, Vehicles, Machinery, Computers, Land ইত্যাদি।

Bank- এটি সিলেক্ট করে তৈরী করা লেজারসমূহ Balance Sheet এর Assets পার্শ্বে Show করবে। প্রতিষ্ঠানের নামে যে কয়টি ব্যাংক হিসাব থাকবে সেগুলোকে এই টাইপের অধীনে রেকর্ড করতে হবে। যেমন-Sonali Bank, Janata Bank, HSBC ইত্যাদি। Cash A/C বা Petty Cash A/C কেউ এই টাইপের অধীনে তৈরী করতে হবে। তবে মনে রাখতে হবে মালিক বা কর্মচারী কারও ব্যাক্তিগত ব্যাংক হিসাব এখানে রেকর্ড করার কোনও প্রয়োজন নেই। এটি তাদের ব্যাক্তিগত হিসাব বিধায় প্রতিষ্ঠানের সাথে এর কোনও সম্পর্ক নেই।

Loan- এটি সিলেক্ট করে তৈরী করা লেজারসমূহ Balance Sheet এর Liability পার্শ্বে Show করবে। প্রতিষ্ঠান যদি কোনও ব্যাক্তি বা প্রতিষ্ঠানের নিকট হতে স্বল্পকালীন সময়ের জন্য (১ বছরের মধ্যে পরিশোধ্য) ঋণ গ্রহণ করে তবে এই ঋণকে এই টাইপের অধীনে রেকর্ড করতে হবে। যেমন: Short Term Bank Loan, Loan from Director, Loan from Friends or Family, Loan from other sister concern ইত্যাদি।

Credit Card- এটি সিলেক্ট করে তৈরী করা লেজারসমূহ Balance Sheet এর Liability পার্শ্বে Show করবে। এটি এক ধরনের লোন। প্রতিষ্ঠানের নিজ নামে যদি কোনও Credit Card থেকে থাকে শুধুমাত্র সেগুলোকেই এখানে লিষ্টেড করতে হবে। যেমন: HSBC Credit Card, Brac Bank Credit Card ইত্যাদি। বাংলাদেশে এর ব্যাবহার নেই। কারণ আমাদের দেশে কোনও ব্যাংক প্রতিষ্ঠানের নামে Credit Card ইস্যু করে না। মালিক বা কর্মচারী কারও ব্যাক্তিগত Credit Card এখানে রেকর্ড করার কোনও প্রয়োজন নেই। এটি তাদের ব্যাক্তিগত হিসাব বিধায় প্রতিষ্ঠানের সাথে এর কোনও সম্পর্ক নেই।

Equity-এটি সিলেক্ট করে তৈরী করা লেজারসমূহ Balance Sheet এর Liability পার্শ্বে Show করবে। মালিক কতৃক সরবরাহকৃত মূলধন (Capital) এখানে রেকর্ড করতে হবে। যেমন: Share Capital or Paid up Capital. মূলধন ছাড়াও আরও কিছু লেজার যেমন: Retained Earnings, General Reserve, Capital Reserve ইত্যাদিও এই টাইপের অধীনে রেকর্ড করতে হয়।

Accounts Receivable- এটি সিলেক্ট করে তৈরী করা লেজারসমূহ Balance Sheet এর Assets পার্শ্বে Show করবে। আমরা জানি যাদের নিকট পন্য বা সেবা বিক্রয় করা হয় তাদেরকে Customer বলে। আর যেই কাষ্টমাদের নিকট ধারে (On Credit) পন্য বা সেবা বিক্রয় করা হয় সেই Customer দের সমষ্টিকে Accounts Receivable বলে।

Other Current Asset- এটি সিলেক্ট করে তৈরী করা লেজারসমূহ Balance Sheet এর Assets পার্শ্বে Show করবে। প্রতিষ্ঠানের কিছু সম্পদ থাকে অথবা অন্যের নিকট কিছু পাওনা থাকে যা আগামী এক বছরের মধ্যে নগদ টাকায় রুপান্তর হবেই সেই সমস্ত সম্পদকে এই টাইপের অধীনে রেকর্ড করতে হয়। যেমন: Inventory Asset, Employee Advance, Advance Rent, Advance Insurance, Loan to Sister Concern, Loan to Director ইত্যাদি।

Other Asset- এটি সিলেক্ট করে তৈরী করা লেজারসমূহ Balance Sheet এর Assets পার্শ্বে Show করবে। কিছু সম্পদ থাকে যাকে Bank, Accounts Receivable, Other Current Asset, Fixed Asset এর কোনও টাইপের অধীনেই রেকর্ড করা যায় না তাদেরকে Other Asset এর অধীনে লিষ্টেড করতে হয়। যেমন: Fixed Deposit (FDR), Investment, Share in other companies ইত্যাদি।  

Accounts Payable-এটি সিলেক্ট করে তৈরী করা লেজারসমূহ Balance Sheet এর Liability পার্শ্বে Show করবে। আমরা জানি যাদের নিকট হতে পন্য বা সেবা ক্রয় করা হয় তাদেরকে Supplier বা Vendor বলে। আর যেই Vendor দের নিকট হতে ধারে (On Credit) পন্য বা সেবা ক্রয় করা হয় সেই Vendor দের সমষ্টিকে Accounts Payable বলে।

Other Current Liability-এটি সিলেক্ট করে তৈরী করা লেজারসমূহ Balance Sheet এর Liability পার্শ্বে Show করবে। প্রতিষ্ঠানের কিছু দায় থাকে যা আগামী এক বছরের মধ্যে পরিশোধ করতে হবেই সেই সমস্ত দায় সমূহকে এই টাইপের অধীনে রেকর্ড করতে হয়। যেমন: Salary Payable, Rent Payable, Short Term Loan ইত্যাদি।

Long Term Liability- এটি সিলেক্ট করে তৈরী করা লেজারসমূহ Balance Sheet এর Liability পার্শ্বে Show করবে। যে দায় সমূহ এক বছরের অধিক সময় ধরে পরিশোধ করা হবে সেই দায়কে Long Term Liability বলে। যেমন: Bank Loan, Share Premium, Bond, Debenture ইত্যাদি।

Cost of Goods Sold-এটি সিলেক্ট করে তৈরী করা লেজারসমূহ Profit & Loss রিপোর্টে Show করবে। প্রতিষ্ঠানের Direct Expense সমূহ যা সরাসরি উৎপাদনের সাথে বা পন্য ক্রয়ের সাথে জরিত সেই খরচ সমূহ রেকর্ডের জন্য এই টাইপ ব্যাবহার করা হয়। যেমন: Cost of Materials, Wages, Factory Rent, Factory Utility Bill, Import Duty, Freight, C&F Expense ইত্যাদি খরচসমূহ Cost of Goods Sold Type এর অধীনে তৈরী করা হয়।

Other Income-এটি সিলেক্ট করে তৈরী করা লেজারসমূহ Profit & Loss রিপোর্টে Show করবে। যে আয় সমূহ পন্য বা সেবা বিক্রয়ের মাধ্যমে অর্জিত হয় না তাকে Non-Operating Income বলে। এই Non-Operating Income গুলোকে QuickBooks এ Other Income টাইপের অধীনে রেকর্ড করতে হয়। যেমন: Bank Interest, Interest on FDR, Interest on Savings Certificates, Sale of Wastage, Profit on Sale of Fixed Assets, Sale of Old Newspaper ইত্যাদি।

Other Expense- এটি সিলেক্ট করে তৈরী করা লেজারসমূহ Profit & Loss রিপোর্টে Show করবে। কিছু খরচ থাকে যাকে Expense অথবা Cost of Goods Sold এর কোনটার অধীনেই রেকর্ড করা যায় না। এই খরচগুলোকে Other Expense এর অধীনে রেকর্ড করতে হয়। যেমন: Tips, Bribe অথবা এমন কোনও খরচ যাকে কোনও খরচের খাতে নির্দিষ্ট করা সম্ভব হয় না ইত্যাদি। তবে Other Expense টাইপের খরচের ব্যাবহার প্রতিষ্ঠান গুলোতে খুবই সীমিত আকারে হয়ে থাকে। তাই এই টাইপ ব্যাবহারে সতর্ক থাকা উচিৎ।

Chart of Accounts এ নতুন লেজার যুক্ত করণ:

Chart of Accounts এ উপরোক্ত ১৫ টি টাইপের যে কোনও ধরনের লেজার যুক্ত করতে নিম্নোক্ত উদাহরণ সমূহ অনুসরণ করুন:

উদাহরণ-১:

নতুন লেজার যুক্ত করতে হলে নিম্নোক্ত চিত্র অনুসরণ করে List Menu হতে Chart of Accounts এ আসুন:

নিম্নোরুপ উইন্ডো আসবে:

এবার Account-->New তে আসুন:

নিম্নোক্ত উইন্ডো আসবে। এখানে খেয়াল করে দেখুন বিভিন্ন ধরনের টাইপ দেখা যাচ্ছে যেমন-Income, Expense ইত্যাদি। আপনি Income সিলেক্ট করুন এবং Continue বাটনে ক্লিক করুন।

নিম্নোক্ত উইন্ডো আসবে। Account Name ফিল্ড এ Sales Revenue লিখুন এবং Save & Close বাটনে ক্লিক করুন। এবার Chart of Accounts এ গিয়ে দেখুন Sales Revenue নামে একটি লেজার যুক্ত হয়েছে।

উদাহরণ-২:

উদাহরণ-১ এর চিত্র সমূহ অনুসরণ করে List Menu->Chart of Accounts->Account->New তে আসুন। নিম্নোক্ত উইন্ডো আসবে:

Expense সিলেক্ট করুন এবং Continue বাটনে ক্লিক করুন। নিম্নোক্ত উইন্ডো আসবে:

Account Name ফিল্ড এ Salary Expense লিখুন এবং Save & Close বাটনে ক্লিক করুন। এবার Chart of Accounts এ গিয়ে দেখুন Salary Expense নামে একটি লেজার যুক্ত হয়েছে।

এবার এই লেখার উপরের অংশে যেখানে ১৫ টি টাইপ ব্যাখ্যা করা হয়েছে সেখানে খেয়াল করুন। প্রতিটি টাইপ ব্যাখ্যা করার সাথে সাথে সেই টাইপের কয়েকটি করে লেজারের উদাহরণ দেয়া হয়েছে। এই লেজার সমূহ নিজ নিজ টাইপ ব্যাবহার করে Chart of Accounts এ গিয়ে তৈরী করতে থাকুন। এতে প্রত্যেকটি টাইপের অধীনেই লেজার তৈরী করার প্রাকটিস হয়ে যাবে।

Chart of Accounts এর কোনও লেজার Edit করা:

কোনও কারনে কোনও লেজারের নাম, কোড নম্বর কিংবা লেজারের Type পরিবর্তন করতে হতে পারে। এক্ষেত্রে List Menu ->Chart of Accounts এ আসুন।

যে লেজারটিকে Eidt করা প্রয়োজন তার উপড় right button click করুন->Edit Account সিলেক্ট করুন।

আপনার প্রয়োজনীয় Edit সম্পন্ন করুন যেমন লেজারের নাম, কোড নম্বর, Type, Sub Account ইত্যাদি এবং Save & Close বাটনে press করে বেরিয়ে আসুন.

Chart of Accounts এর কোনও লেজার Delete করা:

কোনও লেজার ডিলিট করার জন্য List Menu->Chart of Accounts এ আসুন।

যে লেজারটিকে Delete করা প্রয়োজন তার উপড় right button click করুন->Delete Account সিলেক্ট করুন:

নিম্নোক্ত উইন্ডো আসবে। "OK" বাটনে Click করুন। মনে রাখা দরকার-কোনও লেজারে যদি পূর্বে কোনও লেনদেন রেকর্ড করা হয়ে থাকে তবে উক্ত লেজারকে কোন ভাবেই ডিলিট করা সম্ভব নয়।

Chart of Accounts তৈরী করতে ভিডিও টিউটোরিয়ালের সাহায্য প্রয়োজন হলে এই লিংকে ক্লিক করতে পারেন।

জয়েন করতে পারেন ফেসবুক গ্রুপ QuickBooks Learners in Bangladesh এ.

ধন্যবাদ সবাইকে।