মাইক্রোসফট ওয়ার্ড থেকে খুব সহজেই মেইল মার্জ করা যায়। মার্জ শব্দের অর্থ হল সংক্ষিপ্ত করা। মেইল মার্জের কাজ হলো একই চিঠি একাধিক জনের কাছে খুব সহজেই পাঠানো যায় ......

প্রক্রিয়া-  নিচে ধাপে ধাপে প্রক্রিয়াগুলো দেওয়া হলো।

১। প্রধমে চিঠিগুলো যার যার কাছে পাঠাতে হবে তার একটি লিস্ট তৈরি করে নিতে হবে। এ কাজটি প্রথমে এক্সেল থেকে করলে সুবিধা হয়। আমরা ওয়ার্ড ব্যবহার করেও অ্যাড্রেস লিস্ট তৈরি করতে পারি। তবে এক্সেল থেকে করলে ভাল হবে।

প্রথমে এক্সেলে এ্যাড্রেস লিস্ট তৈরি করুন -

তারপর এই ফাইল টি সেভ করুন।
২। এরপর এক্সেল ক্লোজ করে মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে প্রবেশ করুন। তারপর নিচের মত মেনুতে ক্লিক করুন।

মেইল মার্জ এ ক্লিক করলে এমন পেজ পাওয়া যাবে ....

এখান থেকে create এ গিয়ে form latter এ ক্লিক করতে হবে।

তারপর দুটি অপশন আসবে আমরা Active window এ ক্লিক করব।

তারপর নিচের get data এ ক্লিক করে open data source এ ক্লিক করব।

এক্সেল ফাইলটি চিনিয়ে দেওয়ার জন্য type of file থেকে .xls টি সিলেক্ট করব। এবং পূর্বের কাজকরা এক্সেল ফাইলটি ওপেন করব।

তারপর নিচের মত enter spreadsheet এ Click

তারপর create এ click এবং এর পর edit main document এ  click

এক্সেল এর ফাইল ডাটাসোর্স হিসেবে চিনিয়ে দেওয়ার ফলে একটি টুলবারে এক্সেলে লেখা গুলোর শিরোনাম দেখা যাবে। এখান থেকে সহজেই এগুলো টাইপ না করে লেখা যায় .এভাবে চিঠিটি লিখতে হবে।

সবশেষে ফাইলটি সেইভ করতে হবে।

আমার ব্লগে পূর্ব প্রকাশিত