(দৃষ্টি আকর্ষণ: এখানে ব্যবহৃত সকল তথ্য এবং ফরম্যাট কাল্পনিক। তাই যদি কোন ব্যক্তি বা প্রতিষ্টানের সাথে মিলে যায়, তাহলে দয়া করে এড়িয়ে যাবেন। )

Sample File Download: Salary_Slip_Generate_PDFs_And_Email_To_Each_Employee (39KB) Zip File (35KB)

আমি আজকে দেখাবো, কিভাবে এক্সেল এ এন্ট্রিকৃত ডাটা সমূহের এক একটি রেকর্ড থেকে আলাদা আলাদা ভাবে PDF ফাইল তৈরি করা যায় এবং সেগুলো এক একজনের মেইলে পঠানো যায়। এটা বিভিন্ন কাজে ব্যবহার করা যেতে পারে যেমন, স্টুডেন্টদের মার্কশীট তৈরি, কোন নির্দিষ্ট ফরম্যাট এর ফরম তৈরি, টোকেন তৈরি ইত্যাদি। আমি স্যাম্পল হিসাবে একটা কোম্পানিরর প্রতি মাসের বেতনের  pay slip এর ফরম্যাট ব্যবহার করেছি। স্যাম্পল ফাইলে Data শীটে কিছু employee এর তথ্য entry করা আছে এবং Salary শীটে Salary Pay Slip এর একটি ফরম্যাট (প্রয়োজনীয় প্রতিটা সেলে Formula বসানো আছে) তৈরি করা আছে। আমার টিউনের উদ্দেশ্য হল, কিভাবে ঐ employee দের জন্য আলাদা আলাদা pay slip তৈরি করে তাদের মেইলে ঐ pay slip গুলো পাঠিয়ে দেয়া যায় এবং কাজটা যাতে অল্প সময়ে automatically করা যায়। Sample file download করে open  করলে আপনারা দেখতে পারবেন এতে তিনটা বাটন আছে।

1. "Generate PDFs" button - এই বাটনে click করলে প্রতিটি employee এর রেকর্ডের জন্য একটি করে salary pay slip এর ফরম্যাট অনুযায়ী PDF ফাইল তৈরি হবে। ফাইলগুলো Excel ফাইলটি যে ফোল্ডারে আছে, সেই folder এর মধ্যে "PDF_Files" নামে একটি নতুন folder তৈরি হয়ে তার মধ্যে জমা হবে।

2. "Send Mail" button - এই বাটনে click করলে Data শীটে entry কৃত employee দের ইমেইলে যার যার salary pay slip attached হয়ে মেইল চলে যাবে।

3. "Delete PDFs" এই বাটনে ক্লিক করলে সকল PDF ফাইল সমূহ মুছে যাবে।

Prerequisites:
1. Microsoft office excel-2010 or higher version. (Sample file is created and tested on Excel-2016). Excel-2010 এর নিচের ভার্সন সমূহ programmatically PDF তৈরি support করে না। এর জন্য 3rd party tool  ব্যবহার করতে হয়।

2. PC তে Microsoft office outlook কনফিগার করা থাকতে হবে।

3. নতুন এক্সেল ফাইলে যদি কোডগুলো ব্যবহার করেন, তাহলে অবশ্যই Visual Basic Code Window তে reference হিসেবে Microsoft office outlook object library add করতে হবে। নিচের screenshot টি দেখুন।

এখন চলুন দেখি কিভাবে একটি নতুন ফাইলে কাজটা করতে হবে তা দেখি।
১. একটি নতুন এক্সেল ফাইল ওপেন করুন।

২. ফাইলটিতে Salary এবং Data নামে দুটি শীট বানান। Salary Sheet টা আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী format করে নিন। Data শীটে প্রয়োজনীয় তথ্য entry করুন। এবার visual basic code window open করে একটি module add করুন। মডিউল এ নিচের কোড সমূহ Copy করে Paste করুন। Sheet এ ডাটার অবস্থানের ওপর ভিত্তি করে code modify  করার প্রয়োজন হতে পারে।

Code File Link

৩. এরপর salary sheet এ তিনটি Form control button add করুন। প্রতিটি button এ প্রয়োজনীয় macro assign করুন।

৪. এরপর ফাইলটি Macro enabled file হিসেবে save করুন।

আমি উপরের লেখাগুলো একটু সংক্ষিপ্ত করেছি কারন নিচের ভিডিওতে সবকিছু দেখানো হয়েছে।
Video Link: Salary_Slip_Generate_PDFs_And_Email_To_Each_Employee_Video

টিউন সম্পর্কে যেকোন পরামর্শ বা সাহায্যের জন্য টিউমেন্ট অথবা মেইল করুন।
E-mail: [email protected]
https://facebook.com/harun24hr
https://harun24hr.blogspot.com