ক্লাসের লেকচারের ফাকে স্যার এক সময় বললো তোমাদের ডিপার্ট্মেন্টে বড় ভাই/আপুরা ঠিকমত মেইল করতে পারেনা, লিখতেও পারে না। তখন খুব হাসাহাসি করছিলাম!এ আর এমন কি কঠিন কাজ?বিশ্বাস করেন ভাই, অনেক বড় বড় মানুষ এই কাজটা ঠিকভাবে করতে পারে না। ইমেইল টা হচ্ছে অল্পকথায় অনেক কাজ করার টাইপের লেখা। এইটা গল্প, কবিতার লিখার যায়গা না। ৩/৪ লাইনেই লেখা শেষ করতে হবে। আর সাবজেক্ট টা হবে মারদাংগা টাইপের, যেটি দেখে মেইল রিভিভারের ইচ্ছে না থাকার স্বত্তেও জেন মেইলটা খুলে দেখে। মনে রাখবেন-মেইলের নিজস্ব একটা ভাষা আছে।
যেমন-
আমাদের ভাষা-i am sorry for the incident.
মেইলের ভাষা- i would like to apologies for any inconvenience caused.

তাহলে, শুরু করি.
একটি ইমেইল শুরু হয় সাবজেক্ট লেখা দিয়ে। সেখানে আমরা আমাদের ইমেইল এর clue দিয়ে থাকি। এরপরেই আসে greetings পর্ব।

Greetings শুরু করতে হয় Dear sir/Madam বা Mr. x/Miss Y দিয়ে। যদি আপনি না জানেন কার কাছে আপনি ইমেইল লিখছেন সেক্ষেএ আপনি যা লিখবেন- To whom it may concern.

এরপর আসি Body.
Body শুরু হবে
1.i am writing to make reservation.
2.i am writing to apply for the position.

আপনি যদি কাওকে রিকোয়েস্ট করেন, তাহলে,
Could you please let me know if you can attend.

যদি কোন তথ্য জানতে চান?তাহলে,
I would like to know if there is any swimming pool in your hotel.

ধরে নিলাম, আপনি কাওকে হেল্প করবেন,
if you need any further information please let me know.

কোন কমপ্লেইন আছে?
I regret to say that I was not completely satisfied with service you provided.

কোন কিছু জানতে বা জানাতে,
Next.day would convenient for you?

৩য় ব্যক্তিকে যখন মেইল করবেন,
I have forward Karim's resume to you.

ইমেইল ক্লোজ করার জন্য লিখবেন-
I look forward to hearing from you.

sign off ব্যবহারের সময়-
warmest regards
Respectfully
cordially

কারোর সাথে দেখা করতে চাচ্ছেন। যাওয়ার আগে তার সম্পর্কে একটু খোজখবর নিনেল, ভালো পোশাক পরিধান করলেন, কিন্তু গেটে গিয়ে দেখলেন দায়োয়ান ডুকতে দিচ্ছে না। সব জলে গেল তাই না। তাহলে এখন কি করবেন?দায়োয়ান কে ঘুষ দিয়ে ভিতরে ডুকবেন? ঠিক একই ভাবে সুন্দর মেইল লেখার পর ও যদি বুঝেন, যাকে পাঠিয়েছেন তিনি খুলেই দেখে নি। তাহলে সব জ্বলে আবারো।

যদি মেইল এ subject line এ প্রনোদনা দেওইয়া যায়, তাহলে ৭০% দেখার পসিবিলিটি থাকে। কিছু প্রণোদনা-
This will save your money.
21+ ways to grow your.
Here is something that might surprise you.
Don't miss out.
This is a bribe.
Did you know(Some interesting fact)

প্রণোদনা দিয়ে যদি কাজ হয়, তাহলে প্রণোদনাই ভাল। কি বলেন?