এক সময় সময় হয়তোবা চিঠি-ই ছিল যোগাযোগের উৎকৃষ্ট মাধ্যম। কিন্তু সময় আজ পাল্টেছে। চিঠির সেই যুগ আজ অনেকটাই অতীতের গল্প। বার্তা আদান-প্রদানের সেই পদ্ধতিতে প্রযুক্তি তার কোমল ছোঁয়া লাগিয়ে বর্তমানে এনেছে সাইবার চিঠির যুগ। যাকে আমরা ই-মেইল বলে থাকি। হাল সময়ে নানা বয়সী মানুষ কাজকর্মে অথবা আড্ডায় ইন্টারনেট ব্যবহার করে থাকেন। আর তাদের জন্য ই-মেইল একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। যারা ইন্টারনেট ব্যবহার করেন, তাদের প্রতিদিনই অসংখ্য চিঠি পাঠাতে বা রিসিভ করতে হয়। অপ্রয়োজনীয় অনেক মেইলের ভিড়ে প্রয়োজনীয় মেইলটি খুঁজে পেতেও রীতিমতো বেগ পেতে হয়। আবার তার সঙ্গে জ্যাঙ্ক বক্সের বিড়ম্বনা তো আছেই। সব মিলিয়ে ই-মেইল নিয়েই অনেক ঝক্কি-ঝামেলা পোহাতে হয়। তবে এক্ষেত্রে কিছু নিয়ম মেনে চললে অনেক ঝামেলাই এড়ানো সম্ভব।

একই ঠিকানায় আজীবন থাকুন

মানুষের জীবনে কোনও কিছুই চিরস্থায়ী নয়। সময় বা কালের পরিবর্তনের সঙ্গে অনেক কিছুরই পরিবর্তন ঘটে। ধরুন আজ আপনার ইয়াহুতে একটি মেইল অ্যাড্রেস আছে। কাল সেটি নাও ভালো লাগতে পারে। আপনি হয়তোবা জিমেইলে বা হটমেইলে একটি একাউন্ট খুলে বসলেন। তখন আপনার অনেক কাছের মানুষ আপনাকে নাও খুঁজে পেতে পারে। এরকম ঝামেলা এড়ানোর জন্য আপনি প্রতিষ্ঠিত কোনও ই-মেইল কোম্পানির ফ্রি ই-মেইল নিতে পারেন। যেমন ইয়াহু, জিমেইল বা হটমেইল। ফ্রি ই-মেইলের ওপর আপনি যদি ভরসা না করতে পারেন, তবে একটি ডোমেইন নেম এবং ই-মেইল সার্ভিস কিনে ফেলতে পারেন। আজীবন একটি ঠিকানায় থাকার এর চেয়ে আর ভালো উপায় কিইবা হতে পারে।

রিপ্লাই অল থেকে বিরত থাকুন

মনে করুন ভুল করে আপনি একটি মেইল আপনার মেইল লিস্টে থাকা সবাইকে পাঠিয়ে দিলেন। সবাই রিপ্লাই অলের মাধ্যমে একই ভুলের পুনরাবৃত্তি করতে থাকল। এতে একটি বিরক্তিকর অবস্থার উদ্ভব হতে পারে। তাই যখন মেইল করবেন তখন পুরনো মেইলের ওপর না করাই ভালো। হয়তো অনেক গুরুত্বপূর্ণ মেইল আপনার অজান্তে অনাকাঙ্ক্ষিত যে কারও কাছে চলে যেতে পারে।

টেক্সট আকারে মেইল পাঠান

এখন অধিকাংশ ই-মেইল প্রোগ্রাম রিচ টেক্সট ই-মেইল দেখাতে পারে। এতে ইমেজ, স্পেশাল ক্যারেক্টারসহ অনেক জিনিস থাকতে পারে। আর ইমেজ যুক্ত ম্যাসেজ স্প্যামের শিকার হতে পারে। অনেকেই মেসেজে এইচটিএমএল বা রিচ টেক্সট অপশনটি ডিসঅ্যাবল করে রাখেন। ডিফল্টভাবে অনেক ই-মেইল সফটওয়্যারে ডিফল্ট থাকে। তাই টেক্সট আকারে মেইল পাঠানো সবচেয়ে নিরাপদ।

বড় ধরনের ফাইল এটাচমেন্ট এড়িয়ে চলুন

বর্তমানে ফাইল এটাচমেন্ট নিয়ে অনেকেই নানা ধরনের ঝামেলায় পড়েন। আর বেশিরভাগ মেইল সার্ভারই এখন ১০ মেগাবাইটের বেশি এটাচমেন্ট গ্রহণ করে না। বিশেষ করে ছবি এটাচমেন্টের বেলায় সমস্যা বেশি হয়। ভিডিও ফাইল শেয়ারিংয়ের প্রয়োজন হলে ইউটিউবে তা আপলোড করুন এবং অন্যদের সেই লিংকটি জানিয়ে দিন। আর ফাইল শেয়ারিংয়ের ক্ষেত্রে জিপ কিংবা কমপ্রেস করে পাঠাতে পারেন।

তথ্যসূত্রঃ আদিবাসী বাংলা ব্লগ