অফিস বা বাসায় কোন ইমেইল ঠিকানা একাধিক ব্যাক্তির ব্যবহারের প্রয়োজন হতে পারে। সেক্ষত্রে মূল সমস্যা হচ্ছে কেউ ইমেইলের কোন সেটিংস বা পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করতে অন্যেরা তা ব্যবহার করতে পারে না বা সমস্যার সম্মুখি হয়। এছাড়াও একাধিক জিমেইল ঠিকানা একাট ছেড়ে আরেকটি লগইন করাও ঝামেলার। এসব সমস্যা থেকে মুক্তি দিতে জিমেইল সম্প্রতি ইমেইলকে অন্যের ব্যবহারের জন্য ডেলিগেটিং সুবিধা দিয়েছে। এতে ডেলিগেট প্রাপ্ত ব্যাক্তি ডেলিগেটেড করা জিমেইলে লগইন না করেই নিজের মেইলের মাধ্যমে মেইল পড়তে, পাঠাতে এবং মুছতে পরবে কিন্তু কোন জিমেইলের কোন সেটিং (পাসওয়ার্ড বা অন্য কিছু) পরিবর্তন করতে পারবে না।
অন্যকে জিমেইল ডেলিগেট করতে যে জিমেইল একাউন্টটি অন্যকে ব্যবহার করতে দিতে চান সেটিতে লগইন করে Settings এ যান। এখানে Accounts and Import ট্যাবে গিয়ে Grant access to your account: এর Add another account লিংকে ক্লিক করুন। পপআপ মেনুতে যাকে ডেলিগেট করতে চান সেই ইমেইল ঠিকানা লিখে Next Step> বাটনে ক্লিক করুন এবং Send email to grant access বাটনে ক্লিক করুন। এবার উক্ত দায়িক্তপ্রাপ্ত ব্যাক্তি তার জিমেইলে Gmail Team থেকে প্রাপ্ত মেইলের To accept this request, please click the link below এর নিচের লিংকে ক্লিক করলে ডেলিগেটিং প্রক্রিয়া সমাপ্ত হবে এবং ৩০ মিনিটের মধ্যে সক্রিয় হবে।
ডেলিগেটিং সমাপ্ত হবার পরে জিমেইলের উপরের ডানে জিমেইলের লেখাটি লিংকযুক্ত হবে এবং ক্লিক করলে ড্রপ-ডাউনে Delegated Accounts এর নিচে দায়িক্ত প্রাপ্ত ইমেইলটি দেখাবে। এখন উক্ত একাউন্টে ক্লিক করলে আরেকটি ট্যাবে মেইলটি খুলবে যেখান থেকে মেইল চেক করা, পাঠানো যাবে।
জিমেইলের ডেলিগেটিং কিছু শর্ত হচ্ছে ১) একটি একাউন্ট থেকে ১০টির বেশী একাউন্টকে ডেলিগেটিং একাউন্ট হিসাবে যুক্ত করা যাবে না। ২) ডেলিগেট করা একাউন্ট (ব্যবহারকারী) উক্ত একাউন্টের কোন সেটিংস, পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করতে পারবে না। ৩) জিমেইল ব্যবহারকারীরা জিমেইল ডোমেইন, গুগলের এ্যাপস ব্যবহারকারীরা উক্ত নিজস্ব ডোমেইন ছাড়া ডেলিগেট করতে পারবে না। এছাড়াও লক্ষ্যনীয় যে সেন্ট করা মেইলের ডিটেলসে গেলে From এ মূল একাউন্টের নাম ও ইমেইল ঠিকানা দেখালেও এবং Sent by এ যে মেইল থেকে মেইল এসেছে সেই একাউন্টের (যাকে ডেলিগেট করা হয়েছে) নাম ও ইমেইল ঠিকানা দেখা যাবে।
ডেলিগেটিং সুবিধা বন্ধ করতে জিমেইলে লগইন করে Settings থেকে Accounts and Import ট্যাবে গিয়ে Grant access to your account: এর delete লিংকে ক্লিক করলেই হবে।

প্রথম প্রকাশ: http://www.shamokaldarpon.com/?p=2535