ধরুন, কেউ হয়তো জেলা প্রাথমিক শিক্ষা অফিসে মেইল আদান প্রদান করেন । সেখানে উর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের (DPE) মেইলও আসে আবার উপজেলা পর্যায় থেকেও মেইল আসে। মেইলগুলো বিভিন্ন বিষয়ের হয়ে থাকে। যেমন:
নিয়োগ সংক্রান্ত, সমাপনী পরীক্ষা সংক্রান্ত, জরীপ সংক্রান্ত, রেজি: প্রাথমিক বিদ্যালয়ের তথ্য সক্রান্ত ইত্যাদি। শত শত মেইল জমা হতে থাকে Inbox আর Sent ফোল্ডারে। একটা মেইল আসার কিছুদিন পর আবার ঐ মেইলটা প্রয়োজন হলে তখন সেটা খুঁজতে খুঁজতে হয়রান হতে হয় আর মেজাজটা বিগরে যায়। কিন্তু ঐ মেইলের গায়ে যদি একটা লেবেল লাগিয়ে দেয়া যেত আর ঐ লেবেলে ক্লিক করলে এ সংক্রান্ত মেইলগুলোকে একেসাথে Sort হয়ে যেত তাহলে খুব ভাল হতো, তাই না? তাহলে দেখুন কিভাবে লেবেল তৈরি করতে হয়:
১ প্রথমে বামপাশে Contacts এর একটু নিচের দিকে Edit Lebels এর ক্লিক করতে হবে

২ এখানে কয়েকটি লেবেল আগে থেকেই তৈরি করা আছে। ইচ্ছে করলে এগুলো কাজে লাগাতে পারি আবার ডানপাশের বক্সে নতুন নাম দিয়ে Rename করতে পারি আবার Delete ও করতে পারি। Create a new label এর নিচের বক্সে নতুন নাম দিয়ে নতুন লেবেলও তৈরি করতে পারি। যেমন আমি তৈরি করেছি 'সমাপনী ১২ DPE'

৩ এবার মেইলগুলোকে লেবেলিং করার পালা। যে মেইল বা মেইলগুলো এই লেবেলের আওতায় রাখতে চাই (প্রাথমিক শিক্ষা অধিদপ্তর থেকে সমাপনী পরীক্ষা ২০১২ সংক্রান্ত যে মেইল এসেছে) তাদের পাশে টিক চিহ্ণ দিতে হবে। এবার More Action এর ড্রপডাউন বক্স হতে Apply Lebel এর নিচে 'সমাপনী ১২ DPE লেবেলটাতে ক্লিক করতে হবে। (Sent মেইলেও Lebel দেয়া যায়)

৪ Go তে ক্লিক করতে হবে

লেবেলিং শেষ।
৫ এবার বামপাশে যে লেবেলগুলো আছে সেগুলোর যেকোন একটির উপর ক্লিক করলে সেই লেবেলের আওতায় যে মেইলগুলো এসেছে সেগুলো একসাথে দেখাবে।

কোন মেইল থেকে Lebel মুছতে চাইলে সেই মেইলটি টিক চিহ্ণ দিয়ে সিলেক্ট করে আবার More Action এর ড্রপডাউন বক্স হতে Remove Lebel এর নিচে নির্দিষ্ট লেবেলে ক্লিক করতে হবে।
এভাবে সহজেই যেকোন মেইল খুঁজে পাওয়া যায়।

পূর্বে আমার এই ব্লগে প্রকাশিত