প্রিয় পাঠক, ট্যালি সফটওয়্যার বাংলাদেশের পক্ষ থেকে শুভেচ্ছা। গত পর্বগুলোতে আমরা আলোচনা করেছি ট্যালি সেটআপ, ব্যবহার, মেনু এবং আরও কিছু বিষয় নিয়ে। আজকের পর্বে আলোচনা করবো কিভাবে আপনারা সফটওয়্যারে গ্রুপ বা কন্ট্রোল লেজার তৈরি করবেন।
হিসাব ব্যবস্থাপনাকে সহজ করার জন্য লেনদেনের প্রকৃতি অনুযায়ী প্রতিটি লেনদেন কোন না কোন গ্রুপের আওতায় ভাগ করে রাখা হয়। গ্রুপের আওতায় আবার একাধিক সাব গ্রুপ তৈরি করা যায়। হিসাব ব্যবস্থাপনার লেনদেন গ্রুপের প্রাথমিক স্তর গুলি হল –Assets, Income, Liability ও Expenditure – এ গ্রুপের উপর ভিত্তি করে লেনদেনগুলোকে গ্রুপ ভিত্তিক উপস্থাপন করা যায়।
হিসাব ব্যবস্থাপনার গ্রুপ হচ্ছে কন্ট্রোল লেজার এবং Ledger সাধারণ লেজার বা হিসাব খাত । ট্যালি এ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারে ব্যবহারকারীদের চাহিদা অনুযায়ী কতকগুলো Group বা কন্ট্রোল লেজার তৈরি করা হয়ে থাকে। ব্যবহারকারী তাদের লেনদেন সমূহকে ট্যালিতে দেয়া গ্রুপ ব্যবহার করে গ্রুপ ভিত্তিক উপস্থাপন করতে পারেন। কিংবা প্রয়োজনবোধে নতুন গ্রুপ তৈরি করে নিতে পারেন।
বিষয়টি ঠিক এমন, ধরুন আপনার অফিসের মার্কেটিং ডিপার্টমেন্টের কর্মীদের টিএ/ডিএ দেয়া হয়। এখন আপনি হিসাবের সময় প্রতিজন কর্মীর আলাদা টিএ/ডিএ হিসাব যেমন রাখতে চান তেমনি টিএ/ডিএ-র জন্য মোট কত টাকা খরচা হচ্ছে সেটি একবারে দেখতে চান। এক্ষেত্রে প্রত্যেক কর্মীর নামে টিএ/ডিএ লেজার খুলতে হয়। এ লেজারের মাধ্যমে তার ব্যক্তিগত টিএ/ডিএর সব হিসাব পাওয়া যায়। আবার এই লেজারগুলোকে কর্মী টিএ/ডিএ নামে আলাদা একটি গ্রুপে যুক্ত করা যায় এবং গ্রুপ অনুযায়ীই সব খরচাপাতি একবারে দেখা যায়।
ট্যালিতে ব্যবহার কারীদের চাহিদা অনুযায়ী বেশী ব্যবহৃত হয় এমন কতগুলো গ্রুপ বা কন্ট্রোল লেজার তৈরি করা হয়েছে ।বাই ডিফল্ট এসব গ্রুপ ব্যবহার করা হয়। গ্রুপ সমূহ দেখার জন্য :
১। ট্যালি সফটওয়্যারটি চালু করে আপনার তৈরি করা কোন কোম্পানির অ্যাকাউন্টে লগ-ইন করুন।
২। Gateway of Tally -> Accounts Info নির্বাচন করুন। Accounts Info মেনু প্রদর্শিত হবে।
৩। এখান থেকে Groups অপশনে ক্লিক করুন। পরবর্তী মেনু প্রদর্শিত হবে।
৪। মেনু থেকে Single এর অধীনে Display তে ক্লিক করুন। ট্যালিতে পূর্ব নির্ধারিত গ্রুপ সমূহ প্রদর্শিত হবে।
ট্যালিতে দেওয়া পূর্ব নির্ধারিত গ্রুপ ছাড়াও কোন ব্যবহারকারী নিজের চাহিদা মতো গ্রুপ তৈরি করে নিতে পারেন। তৈরি করা গ্রুপ অধিকাংশই Primary গ্রুপের আওতাধীন। প্রয়োজনবোধে গ্রুপের অধীনে অন্য গ্রুপ তৈরি করে নেওয়া যায়। একটি গ্রুপ তৈরি করার জন্য:
১। Gateway of Tally -> Accounts Info -> Groups নির্বাচন করুন। গ্রুপ মেনু প্রদর্শিত হবে।
২। Single Group এর অধীনে Create এ ক্লিক করুন । গ্রুপ ক্রিয়েশন স্ক্রিন প্রদর্শিত হবে ।
ধরা যাক Factory Expenses নিমে গ্রুপ তৈরি করতে চাই । সেজন্য :
কোন নতুন গ্রুপ বা সাব গ্রুপের আওতায় আবার সাব গ্রুপ তৈরি করা যায়। ধরা যাক আমরা Administrative Expenses নিম্নে একটি সাব গ্রুপ তৈরি করতে চাই । সাব গ্রুপের পর্যায় গুলো হল নিম্নরূপ –
এরপর সাব গ্রুপ তৈরি করার জন্য নিচের মতো নির্দেশ দিন :
১। Gateway of Tally -> Accounts Info -> Groups -> Single Group -> Create নির্বাচন করুন।
Administrative Expenses নামে একটি সাব গ্রুপ তৈরি করা হল। পরবর্তীতে এ গ্রুপটিতে আমরা ভাউচার ইনপুট করার উদাহরণ হিসাবে ব্যবহার করা দেখবো ।
নিজেদের তৈরিকৃত কোন গ্রুপ প্রদর্শন করার জন্য :
১। Gateway of Tally -> Accounts Info -> Groups নির্বাচন করুন। Groups মেনু পাওয়া যাবে। এখানে আপনি সবগুলো গ্রুপ দেখতে পারবেন।
২। Single Group থেকে Display ক্লিক করুন। Group সমূহের তালিকা প্রদর্শিত হবে ।
ট্যালিতে কোন গ্রুপ পরিবর্তন করার জন্য নিচের পদক্ষেপ নিতে হবে:
১। Gateway of Tally-> Accounts Info -> Groups নির্বাচন করুন। Groups মেনু পাওয়া যাবে।
২। Single Group থেকে Alter এ ক্লিক করুন। গ্রুপসমূহের তালিকা প্রদর্শিত হবে।
৩। যে গ্রুপ নামটি পরিবর্তন করতে চান তা নির্বাচন করে (যেমন- Administrative Expenses) এন্টার দিন । গ্রুপ অল্টারনেশন স্ক্রিন আসবে।
৪। নির্বাচিত গ্রুপটির নাম পরিবর্তন করা যাবে। প্রয়োজনবোধে অন্যান্য ফিল্ডের ভ্যালু পরিবর্তর করা যাবে। সব শেষে Accept?: Yes নির্বাচন করুন।
বি:দ্র: পূর্ব নির্ধারিত গ্রুপের উপরের স্তর পরিবর্তন করা যাবে না। ভাউচার এন্ট্রি করার পরে Bank, Bank A/C, Cash, Sundry Debtors, Sundry Creditors এ সকল প্যারেন্ট গ্রুপ পরিবর্তন করা যায় না।
ট্যালিতে ব্যবহারকারী কর্তৃক তৈরিকৃত গ্রুপ মুছে ফেলা যায়। কিন্তু ট্যালি কর্তৃক পূর্ব নির্ধারিত গ্রুপ কিংবা যে সকল গ্রুপের সাব-গ্রুপ আছে তা মুছে ফেলা যায় না। ব্যবহারকারী কর্তৃক তৈরিকৃত গ্রুপ মুছে ফেলার জন্য নিচের পদক্ষেপ নিতে হবে:
১। Gateway of Tally -> Accounts Info -> Groups নির্বাচন করুন। Groups মেনু প্রদর্শিত হবে।
২। Single Group থেকে Alter ক্লিক করুন ।
৩। যে গ্রুপটি মুছে ফেলতে চান তা নির্বাচন করুন । Group Alteration উইন্ডো প্রদর্শিত হবে।
৪। Alt+D চাপ দিন। বার্তা উইন্ডো প্রদর্শিত হবে।
৫। Yes ক্লিক করুন। নির্বাচিত গ্রুপটি মুছে যাবে।
তো আজ এ পর্যন্তই। পরবর্তী টিউটোরিয়াল সিরিজ প্রকাশিত না হওয়া পর্যন্ত আমাদের সঙ্গেই থাকুন। আপনার যদি ট্যালি.ইআরপি ৯ সংক্রান্ত কোন প্রশ্ন থাকে তাহলে আমাদের ফেইসবুক পেইজ, লিংকডইন পেইজ কিংবা টুইটারে জানাতে পারেন। যত দ্রুত সম্ভব আমরা আপনার প্রশ্নের উত্তর দিবো। সবাই ভাল থাকুন!
আমি ট্যালি মাস্টার। বিশ্বের সর্ববৃহৎ বিজ্ঞান ও প্রযুক্তির সৌশল নেটওয়ার্ক - টেকটিউনস এ আমি 11 বছর 1 মাস যাবৎ যুক্ত আছি। টেকটিউনস আমি এ পর্যন্ত 56 টি টিউন ও 10 টি টিউমেন্ট করেছি। টেকটিউনসে আমার 2 ফলোয়ার আছে এবং আমি টেকটিউনসে 0 টিউনারকে ফলো করি।
খুব ভালো হয়েছে । আশাকরি Tutorial টি Continue করবেন ।
Accounting theory এর উপর কোনো Bangla Ebook থাকলে Plz Share করবেন ।