ব্যবসা মানেই হিসাব। আর হিসাব সংরক্ষন করা অবশ্যই ব্যবসায়ীর অন্যতম একটা গুণ। কিন্তু এরপরও মাঝে মাঝে কিছু কিছু হিসাব ভুল হওয়ার সমুহ সম্ভাবনা থাকে। আর ভুল হলে তো কোন কথাই নাই, আবার পূনরায় হিসাব শুরু করে দিতে হয়।

যেমনঃ আপনার কোম্পানি থেকে এক ভদ্র লোক কিছু প্রোডাক্ট ক্রয় করল, তার বিল আসল মনে করেন ২৪৪০০ টাকা। কিন্তু আপনি ভুল করে আপনার লেজারে লিখে ফেললেন ২৮৮০০ টাকা। এখানেই শেষ, আপনি আর বলতেও পারবেন না যে এই ভুলটি করেছেন। দিনশেষে যখন আবার জের টানেন তখন হিসাব মেলানো খুবই কস্ট হয়ে যায়। আর আপনার প্রতিষ্ঠান যদি বড় হয় তাহলেতো এই হিসাবটি খরচের পাতায় অথবা অনিশ্চিত হিসাবের তালিকায় চলে যায়।

এবার আরেকটা উদাহারন দেখুনঃ ধরুন আপনার প্রতিষ্ঠানে ৫ জন কর্মী কাজ কাজ করে। আপনি সবসময় প্রতিষ্ঠানে সময় দিতে পারেন না। যেমনঃ নামাজের সময়, বাথরুমে যাওয়ার জন্য, পন্য ক্রয়ের জন্য শহরে যাওয়ার সময় এবং অন্যান্য কিছু সময়। সেই সময় আপনি কি করেন? নিশ্চয় কর্মীরা তখন ব্যবসা দেখে?

ধরুন আপনার একটা টিশার্ট ক্রয় পরল ১৫০ টাকা। বিক্রয় রেট ২০০ থেকে ২৫০ বা ৩০০ টাকা। এখন আপনি প্রতিষ্ঠানে নাই, সেক্ষেত্রে দামটা কেমন হবে? অবশ্যই আপনি আসলে বলা হবে যে ২০০ বা ২২০ টাকা বিক্রি করছে। বাকি টাকা কিন্তু কর্মীদের পকেটে।

আপনি সন্দেহও করবেন না, কারণ ২০০টাকা বিক্রি করলেও আপনার প্রফিট থাকে। কিন্তু একটা ব্যাপার লক্ষনীয় যে, প্রতিদিন এইভাবে যদি ১০/১৫ টা বিক্রি হয়? কিংবা প্রতি কর্মী যদি দৈনিক ২০০ টাকা করেও নিজের পকেটে নিয়ে নেয় তাহলে আপনার প্রতিষ্ঠান থেকে কত টাকা গুম হয়ে যাচ্ছে?

ছোট্ট একটা অংক করে নেন। ধরে নিলাম আপনার প্রতিষ্ঠানে মাত্র ২ জন কর্মচারী। একদিনে যদি এক কর্মচারী ২০০ টাকা করে নিজের পকেটে নিতে পারে তাহলে ২ জনে ৪০০ টাকা। ৩০ দিনে কত? ৪০০*৩০= ১২০০০ টাকা। ১ বছরে ১২০০০*১২=১৪৪০০০ টাকা।

এবার উপরে ২০০ টাকাটা পরিবর্তন করে একটু বাড়িয়ে দেখুন। যেই টাকাটা চলে যাচ্ছে এটা দিয়ে আপনি আরেকটা ব্যবসা খুলতে পারবেন।

আবার হিসাবে ফিরে আসি। যাদের কাছে বকেয়া বিক্রি করেন তাদের একটা হিসাব আপনাকে রাখতে হয়। কখনো কখনো বকেয়া হিসাবটির  সময় ১/২ বছরও থাকে। বিশেষ করে এপ্রিল মাসে অনেকে হালখাতা তৈরি করেন। তখন সব গুলো হিসাব আবার পুনরায় করেন। এবার লক্ষ করুন, ঐ যে ২৪৪০০ টাকা  আপনি ভুল করে ২৮৮০০ টাকা লিখছেন মনে পরে? তখন অনেক কস্ট করেও এমাউন্ট মিলানো খুবই কস্ট। সবার হিসাব আবার শুরু থেকে করতে হয়।

কি কি হিসাব ঠিক রাখলে ব্যবসায়ের লস হওয়ার কোন সম্ভাবনা থাকে না? আসুন এই বিষয়ে  বিস্তারিত কথা বলি।

প্রথমে আসুন “আইটেম রিপোর্ট” নিয়ে কথা বলি।

প্রতিষ্ঠানে প্রোডাক্ট থাকবেই কিন্তু এই প্রোডাক্টের মধ্যে কোন প্রোডাক্ট সমুহ বেশি চলে তাদের ক্যাটেগরি করে আলাদা আলাদা রাখুন। একই ধরনের প্রোডাক্ট অনেক কোম্পানির আছে তাই “Company Wise” রাখার চেষ্ট্রা করুন এতে করে সময় বাচবে।

“ক্রয় রিপোর্ট”

আমি জানি, আপনি কি কি জিনিস ক্রয় করেছেন তার একটা হিসাব আপনি রাখেন। কার কার থেকে ক্রয় করেছেন তারও একটা হিসাব রাখেন। কিন্তু কার থেকে বেশি ক্রয় করেছেন তার কি কোন হিসাব রেখেছেন? আজ থেকে ঐটা শুরু করে দিন দেখবেন সম্পর্ক মজবুত হতে যাচ্ছে।

যা যা করবেনঃ তারিখ অনুযায়ী ক্রয় রিপোর্ট, তারিখ অনুযায়ী ক্রয় বকেয়া রিপোর্ট, কোম্পানি অনুযায়ী ক্রয় রিপোর্ট, কোম্পানি অনুযায়ী ক্রয় বকেয়া রিপোর্ট, প্রোডাক্ট অনুযায়ী ক্রয় রিপোর্ট, প্রোডাক্ট অনুযায়ী ক্রয় বকেয়া রিপোর্ট,  ক্যাটেগরি অনুযায়ী ক্রয় রিপোর্ট, ক্যাটেগরি অনুযায়ী ক্রয় বকেয়া রিপোর্ট ইত্যাদি।

“বিক্রয় রিপোর্ট”

জানি, আপনি কি কি জিনিস বিক্রয় করেছেন তার একটা হিসাব রাখেন। কার কার কাছে বিক্রয় করেছেন তার হিসাব রাখেন? কার কাছে বেশি বিক্রয় করেছেন?

যা যা করবেনঃ তারিখ অনুযায়ী বিক্রয় রিপোর্ট, তারিখ অনুযায়ী বিক্রয় বকেয়া রিপোর্ট, কোম্পানি অনুযায়ী বিক্রয় রিপোর্ট, কোম্পানি অনুযায়ী বিক্রয় বকেয়া রিপোর্ট, প্রোডাক্ট অনুযায়ী বিক্রয় রিপোর্ট, প্রোডাক্ট অনুযায়ী বিক্রয় বকেয়া রিপোর্ট, ক্যাটেগরি অনুযায়ী বিক্রয় রিপোর্ট, ক্যাটেগরি অনুযায়ী বিক্রয় বকেয়া রিপোর্ট ইত্যাদি।

“ক্লায়েন্ট রিপোর্ট”

ক্লায়েন্ট এর হিসাব সমুহ এমন ভাবে রাখার চেষ্ট্রা করুন যাতে করে ক্লায়েন্টের সবধরনের “Summery” দেখা যায়। বিশেষ করে ক্লায়েন্টের খতিয়ান, বকেয়া এবং ক্লায়েন্টের সাধারন ইনফরমেশন। প্রতি মাস অথবা ৬ মাস পরে হিসাব গুলো খুলে দেখেন কোন ক্লায়েন্ট আপনার থেকে বেশি প্রোডাক্ট ক্রয় করেছে। এবার তার জন্য ছোট একটা গিফট রেডি করুন, তার সাথে পরবর্তী দেখা হলেই গিফট টা দিয়ে দেন। এটা শুধু গিফট না, এটা হচ্ছে মার্কেটিং এবং এর ফলাফল পেতে বেশিদিন অপেক্ষা করতে হবে না। দেখবেন আপনার কাস্টমার ওনিই রেফার করছে।

“ক্রয় ফেরত রিপোর্ট”

যা যা করবেনঃ তারিখ অনুযায়ী ক্রয় ফেরত রিপোর্ট, তারিখ অনুযায়ী ক্রয় ফেরত বকেয়া রিপোর্ট, কোম্পানি অনুযায়ী ক্রয় ফেরত  রিপোর্ট, কোম্পানি অনুযায়ী ক্রয় ফেরত বকেয়া রিপোর্ট, ক্যাটেগরি ফেরত অনুযায়ী ক্রয় রিপোর্ট, ক্যাটেগরি অনুযায়ী ক্রয় ফেরত বকেয়া রিপোর্ট ইত্যাদি।

“বিক্রয় ফেরত রিপোর্ট”

কি কি জিনিস বিক্রয় ফেরত আসছে তার একটা হিসাব রাখেন। কার কাছ থেকে বেশি বিক্রয় ফেরত আসছে? এতে করে আপনার কোন প্রোডাক্ট সমুহ ফেরত আসতেছে সেটা সহজে নোট হয়ে গেলো। এবং পরবর্তীতে ঐ প্রোডাক্ট সমুহ বর্জন করতে পারবেন। অবশ্যই বিক্রয় করার সময় যে রিপোর্ট গুলা তৈরি করেন ঐগুলা ফলো করবেন। নাইলে একটা প্রোডাক্ট ক্রয় করে আপনাকে ২ টা প্রোডাক্ট ফেরত দিবে আপনি বলতেও পারবেন না।

অবশ্যই তারিখ অনুযায়ী, কোম্পানি অনুযায়ী, প্রোডাক্ট এবং ক্যাটেগরি অনুযায়ী হিসাব রাখবেন।

যা যা করবেনঃ তারিখ অনুযায়ী বিক্রয় ফেরত  রিপোর্ট, তারিখ অনুযায়ী বিক্রয় ফেরত বকেয়া রিপোর্ট, কোম্পানি অনুযায়ী বিক্রয় ফেরত রিপোর্ট, কোম্পানি অনুযায়ী বিক্রয় ফেরত বকেয়া রিপোর্ট, প্রোডাক্ট অনুযায়ী বিক্রয় ফেরত রিপোর্ট, প্রোডাক্ট অনুযায়ী বিক্রয় ফেরত বকেয়া রিপোর্ট, ক্যাটেগরি অনুযায়ী বিক্রয় ফেরত রিপোর্ট, ক্যাটেগরি অনুযায়ী বিক্রয় ফেরত বকেয়া রিপোর্ট ইত্যাদি।

“ড্যামেজ রিপোর্ট”

যা যা করবেনঃ তারিখ অনুযায়ী ড্যামেজ রিপোর্ট, কোম্পানি অনুযায়ী ড্যামেজ রিপোর্ট, প্রোডাক্ট অনুযায়ী ড্যামেজ রিপোর্ট, ক্যাটেগরি অনুযায়ী ড্যামেজ রিপোর্ট ইত্যাদি।

প্রতিষ্ঠানে প্রোডাক্ট আসলে প্লাস, প্রতিষ্ঠানে থেকে প্রোডাক্ট গেলেই মাইনাস। আপনি তো এখন হিসাব নিকাশ ঠিকমত রাখেন এবার আসুন একটু স্টকের দিকে নজর দিই।

“স্টক রিপোর্ট”

যেহেতু আপনি কোম্পানি, ক্যাটেগরি, প্রোডাক্ট, ক্রয়-বিক্রয় ও ফেরত সবধরনের হিসাব ঠিকমত রাখছেন সেহেতু এবার যোগ করে ফেলুন কোন প্রোডাক্ট কত পিস করে আছে। অবশ্যই কোম্পানি, ক্যাটেগরি, প্রোডাক্ট, ক্রয়-বিক্রয় ও ফেরত সবগুলো করবেন। এবার স্টকে আপনার যোগফল অনুযায়ী প্রোডাক্ট অনুযায়ী আছে কিনা দেখে আসেন।

যদি না থাকে তাহলে ধরে নিবেন হয়ত আপনার হিসাবে ভুল হইছে আর না হয় আপনার ইমপ্লয়াররা একটু হাত নাড়াছাড়া করছে। এই ব্যাপারে আমি নিশ্চিত।

এখন কি ভাবছেন? সি সি ক্যামেরা লাগাবেন?

মনে রাখবেন, উপরের হিসাব গুলো যদি ঠিক রাখেন তাহলে সি সি ক্যামরা লাগালে কাজে আসবে। কিন্তু আপনার প্রতিষ্ঠানের যে পোকামাকড় গুলো আছে ঐগুলো কিন্তু আর সি সি ক্যামেরায় দেখা যাবে না।

এটা হচ্ছে স্মার্ট পোকামাকড়। বুঝেন নাই?

ঐযে প্রথমে বলেছিলাম, আপনার প্রোডাক্ট সেল করার সময় ৩০০ টাকা সেল করার পর আপনাকে বলল ২২০ টাকা। ঐটা কিভাবে সমাধান করবেন?

যাইহোক, এবার একটু ইমপ্লয়ারদের দিকে যাই।

“ইমপ্লয়ার রিপোর্ট” কোন ইমপ্লয়ার কত বেশি প্রোডাক্ট সেল করতেছে, কার রেফারেন্সে কত টাকা আপনার আয় হচ্ছে ঐটার একটা হিসাব রাখার চেষ্ট্রা করুন এবং মাস শেষে তাকে একটা গিফট দিন। এতে করে তাদের সাথে সম্পর্ক মজবুত হবে। কখনো তাদের সাথে রেগে কথা বলতে পারবেন না। তারা যদি আপনার প্রতিষ্ঠান থেকে নিয়মিত কোন না কোন কিছু নিজের বলে পকেটে ঢুকায়ও! শুধু এটাই মনে রাখবেন আপনি তাদের সাথে রেগে গিয়ে যতটুকু কাজ করাতে পারবেন তাদের মাথায় এবং কাঁদে  হাত রেখে তার চাইতে বেশি কাজ করাতে পারবেন। আর ভয়ের কিছু নাই, আপনি যেহেতু এখন নিয়মিত সবধরনের হিসাব সংরক্ষন করেছেন সেহেতু তারাও আর ৩য় হাত দিতে সাহস করবে না।

কি ভাবছেন? এখানেই শেষ? না আরো অনেক আছে। ঐযে ক্লায়েন্টের বকেয়া রিপোর্ট করেছেন? মনে আছে? বকেয়া কালেকশন করবেন না?

হ্যা, তারিখ এবং প্রোডাক্ট অনুযায়ী বকেয়া কালেকশন গুলোর রিপোর্ট করে নিন। কোন তারিখে কত টাকা কালেকশন করেছেন, কার মাধম্যে করেছেন, কোন প্রোডাক্ট বাবাদ করেছেন সবগুলোই।

না, শুধু বকেয়া কালেকশন করলে হবে না। আপনিও কিন্তু বাকিতে প্রোডাক্ট ক্রয় করেছেন। এবার তাদের কে টাকা পরিশোধ করে ফেলুন এবং যেমনি ভাবে বকেয়া কালেকশনের রিপোর্ট করেছেন তেমনি ভাবে বকেয়া পরিশোধের রিপোর্ট করে ফেলুন।

এবার আপনার প্রফিট লস বের করতে বসে পড়ুন। আমি সিউর আপনি যদি উপরে উল্লিখিত হিসাব সমুহ ঠিক করে সংরক্ষন করেন তাহলে আপনার প্রতিষ্ঠানে আগের মাসের তুলনায় বেশি পরিবর্তন চলে আসবে। মাসিক প্রফিট তো বের করে ফেললেন। এবার ইপ্লয়ারদের বেতন আর পাশাপাশি কিছু বোনাস দিয়ে দিন। ওরাও খুশি, আপনি খুশি। ব্যবসা, তার কথা আর কি বলব। আপনারা খুশি থাকলে সেও খুশি।

যাইহোক, আপনার হাতে যদি সময় না থাকে তাহলে ধন্যবাদ। বাকিটা আর পড়তে হবে না। আর যদি এতটুকু পরে ভাল লেগে থাকে তাহলে বাকিটা না পড়ে যাবেন না। এখনো অনেক কিছু বাকি। প্রয়োজনে বুকমার্ক করে রাখেন অথবা শেয়ার করে  রাখুন, পরে সময় করে পরে নিয়েন।

এতক্ষনে মনে মনে ভাবছেন একজনকে দিয়ে কি আসলে এত হিসাব রাখা সম্ভব? আসলেই কি সম্ভব?

এই সমস্যা সমাধানের জন্য অন্যতম বিশ্বে সফটওয়্যার এর কোন বিকল্প নাই। যদিও আমাদের দেশেও বর্তমানে এর আগ্রহ বাড়ছে।

কোন ধরনের সফটওয়্যার আপনি ব্যবহার করবেন?

১) ইনভেন্টরী ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম।

২) প্রোডাকশন ম্যানেজমেন্ট।

৩) একাউন্ট ম্যানেজমেন্ট।

৪) শপ ম্যানেজমেন্ট।

৫) কাস্টমার রিলেশিন ম্যানেজমেন্ট।

এবার আসুন সফটওয়্যার গুলো দিয়ে আপনার কি কি উপকার হতে পারে একটু বলা যাক।

প্রথমত আপনার যেই টাকা গুলো আপনার অজান্তেই চলে যাচ্ছে  মানে আপনার কর্মচারীরা পকেটে নিয়ে নিচ্ছে সেটা আর পারবে না।

আসুন সুবিধা গুলো দেখিঃ

1. সফটওয়্যার আপনার মুল্যবান সময় বাঁচিয়ে দিবে। তেমনি আপনার খরচ কমিয়ে দিবে, অপচয় প্রোডাক্ট হারিয়ে যাওয়া, চুরি হয়ে যাওয়া বা হিসাব নিকাস না মেলার কারনের লোকশান কমবে।
2. ব্যবসায় হিসাব নিকাস রক্ষার জন্য রেজিষ্ট্রার্ড বুক, ইনভয়েস বুক, ওয়ার্ক অর্ডার বুক, পার্টির বকেয় বই বা অন্যান্য হিসাবের খাতা নিয়ে আর জামেলা করতে হবে না।
3. সব হিসাব সফটওয়্যার অটো করবে তাই হাতে কলমে যে ভুল হওয়ার সম্ভাবনা তা আর থাকে না।
4. যেকোন ক্যাটাগরি হিসাবে রিপোর্ট গুলো দেখা যায়।
5. কোন প্রোডাক্ট এর ডেট কখন শেষ হবে তা প্রোডাক্ট না দেখেই বলতে পারবেন, ফলে আপনি নিজেই সিদ্ধান্ত নিতে পারবেন কোন প্রোডাক্ট সমুহ আগে বিক্রয় করা উচিত।
6. প্রোডাক্ট এর স্টক দেখা যায়, ফলে আপনি বুঝতে পারবেন কোন প্রোডাক্ট গুলো কেমন চলছে এবং কোন প্রোডাক্ট সমুহের স্টক বাড়ানো উচিত।
7. প্রতিষ্ঠানের গুরুত্বপুর্ণ ডুকুমেন্ট সমুহ হারিয়ে যাওয়ার ভয় থাকে না।
8. কত টাকা খরচ হচ্ছে সব দেখা যায়।
9. টাকা কি কি খাতে ব্যয় হচ্ছে জানা যায়।
10. যে টাকা খরচ করছেন তার ফিডব্যাক কেমন জানা যায়।
11. আপনার প্রতিষ্ঠানের বর্তমানে কি অবস্থা, টোটাল স্টক, টোটাল ডেমেজ, প্রফিট লস সবকিছু মুহুর্তের মধ্যে দেখতে পারবেন।

যে সকল ব্যবসা প্রতিষ্ঠানে ব্যবহার করতে পারবেনঃ

1) ছোট বড় সকল ব্যবসা প্রতিষ্ঠান।

2) প্রোডাক্ট বেস যে কোন দোকান।

3)যে কোন পাইকারী দোকান।

4) ফার্মেসী।

5) ওয়ার্ক শপ।

6) রেস্টূরেন্ট।

7) শো-রুম।

8) স্টকলট।

9) গার্মেন্টস।

10) ওয়্যার হাউস।

11) বাইং হাউস।

12) বুটিক হাউজ।

13) সুপার শপ।

14) ডিপার্টমেন্টাল স্টোর।

15) কম্পিউটার শপ।

16) ওয়াচ শপ।

17) গিফট শপ।

18) যেকোন জুতার দোকান।

19) ইলেক্ট্রনিক্স শপ।

20) লেদার হাউজ।

21) মেঘা শপ।

22) হার্ডওয়্যার ও সেনেটারি দোকান

ইত্যাদি।

রিপোর্ট এর কথা কি শুনবেন না?

উপরে যতগুলা রিপোর্টের কথা বলেছি সবগুলা রিপোর্টতো থাকবেই বরং তার চেয়ে বেশি থাকবে।

যাইহোক, আজ এখানে শেষ করছি। আর হ্যা আপনাদের কারো যদি সফটওয়্যার করার চিন্তা ভাবনা থাকে কিংবা সফটওয়্যার সমুহ কিরকম দেখতে চান  তাহলে আমার সাথে যোগাযোগ করতে পারেন। ধন্যবাদ।

আল্লাহ হাফেজ

বিঃ দ্রঃ ভুল করেও কেউ কপি করে নিজের ওয়েব সাইট, ব্লগ সাইট কিংবা সোশ্যাল মেডিয়ার আইডিতে টিউন করবেন না। কপিরাইটঃ এমরান হোসেন আদর। অল রাইট রিসার্ভাড।