টেকটিউনসের সবাইকে জানাই আন্তরিক শুভেচ্ছা। আশা করছি সবাই খুব ভালো আছেন। আমার এই পার্বিক টিউটোরিয়াল এ থাকবে একদম বেসিক থেকে শুরু করে প্রফেশনাল স্টেজ পর্যন্ত এক্সেল এর ডিটেইলস টিউটরিয়াল। চলুন শুরু করি আজকের পর্ব।
পর্ব-১ঃ এক্সেল আন্টোল্ড পর্ব-১ – স্প্রেডশীট কি এবং এটা কিভাবে কাজ করে
বহু বছর ধরেই ডাটা এন্ট্রিতে এক্সেল রাজত্ব করে আসছে। এক্সেল-এর বহুমুখী ব্যবহার সুবিধা থাকার কারণে এটা বহুল ব্যবহৃত। আমরা খুবই সংক্ষিপ্তভাবে এখানে আলোচনা করবো কর্মক্ষেত্রে এক্সেল কোন কোন ক্ষেত্রে ব্যবহার করা হয়।
চলুন জানা যাক!
এক্সেল সাংখ্যিক গণনার জন্য সর্বোত্তম, তবে এক্সেল অ-সংখ্যাসূচক অ্যাপ্লিকেশনের জন্যও ব্যবহার করা যেতে পারে। আমরা নিচের ক্ষেত্রগুলো নিয়ে এখানে আলোচনা করবোঃ
এক্সেল কি?
কর্মক্ষেত্রে ব্যবহৃত হচ্ছে এমন কয়েকটি ক্ষেত্র
১. প্রশাসনিক কার্যাবলি (Administrative Functions)
২. ব্যবসায়ের ডাটা সংরক্ষণ করা
৩. আয়-ব্যয়ের হিসাব সংরক্ষণ
৪. চার্ট তৈরি করা
৫. রিপোর্টিং এবং ডাটা এনালাইসিস
৬. রিসার্চ
৭. কাজের সময়সূচী
৮. বেসিক ফাইনান্সিয়াল একাউন্টিং
৯. ব্যবসায়ের ডাটা এনালাইসিস
১০. পণ্য বিক্রির হিসাব সংরক্ষণ
১১. কাস্টোমার ডাটা সংরক্ষণ
১২. বাজেট তৈরি করা
১৩. ভবিষ্যৎ সেল ডাটা তৈরি (Forecasting)
কোন পেশাদারদের নিয়মিত এক্সেল ব্যবহার করতে হয়?
১. ফাইনান্সিয়াল এনালিস্ট
২. অফিস কর্মচারী, এডমিন, তথ্য স্টাফ
৩. রিটেইল স্টোর ম্যানেজার
৪. প্রজেক্ট ম্যানেজার
৫. বিজনেস এনালিস্ট
৬. ডিজিটাল মার্কেটার
৭. ডাটা জার্নালিস্ট
৮. প্রশাসনিক, মার্কেটিং, ট্রেইনিং এবং সেলস ম্যানেজার
৯. ফ্রিল্যান্সিং এক্সেল জব
১০. অডিটর এবং একাউন্ট্যান্ট
১১. খরচ অনুমানকারী (Cost Estimators)
কাজের ক্ষেত্রগুলি উচ্চ প্রতিযোগিতামূলক হওয়ার জন্য প্রয়োজনীয় এক্সেল দক্ষতাগুলি কী কী?
উপসংহার
এক্সেল হচ্ছে মাইক্রোসফট-এর একটি সফটওয়্যার প্রোগ্রাম। স্প্রেডশীট তৈরির কাজে এক্সেল ব্যবহার করা হয়। স্প্রেডশীট হচ্ছে এমন একটা ডকুমেন্ট যা রো এবং কলাম দ্বারা গঠিত কয়েকটি সেল যেখানে ইনপুট করা হয় টেক্সট, নাম্বার বা ফর্মুলা। সাধারণত ডাটা সংরক্ষণের কাজে স্প্রেডশীট ব্যবহার করা হয়, তবে হিসাব-নিকাশের ক্ষেত্রেও স্প্রেডশীট ব্যবহার করা হয়। আর এই কারণেই সকল ধরনের কর্মক্ষেত্রে এক্সেল ব্যবহৃত হয়ে আসছে।
উদাহরণস্বরূপ, একজন ব্যক্তির মাসিক খরচের বাজেট বা একটি কোম্পানীর সেলস এর হিসাব রাখার ক্ষেত্রে স্প্রেডশীট ব্যবহার করা যায়। এক্সেল একটি খুবই ক্ষমতাশীল সফটওয়্যার যা বিভিন্ন উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা যায়। তবে, মনে রাখতে হবে, আপনার ইনপুট করা ডাটা যতখানি সঠিক, এক্সেল এর ডাটাও কিন্তু ঠিক ততখানি সঠিক হবে।
প্রশাসনিক কাজের ক্ষেত্রে সর্ববহুল ব্যবহৃত হয় এই এক্সেল। গ্রাফ এবং চার্ট তৈরির পাশাপাশি ডাটা সংরক্ষণ এবং পরিবর্তনের জন্যও এক্সেল ব্যবহার করা হয়।
পণ্যের ইনভেন্টরি, বাজেট ফিক্সিং, কর্মীদের পারফর্ম্যান্স এসব কিছু এক্সেল দিয়ে করা যায়। পাশাপাশি, এর মাধ্যমে রিপোর্ট এবং প্রেজেন্টেশনও করা যায়।
প্রশাসনিক কাজগুলোর মধ্যে ডাটা এনালাইসিস একটি প্রধান কাজ যা এক্সেল এর মাধ্যমেই করা হয়। এক্সেল এর মাধ্যমে সেই ডাটা সাজানো বা ফিল্টার করা যায়, পিভট টেবিল এবং চার্টও তৈরি করা যায়। যার মাধ্যমে কোম্পানীর সিদ্ধান্ত নেওয়া সহজ হয়ে যায়।
কোম্পানীর ডাটা ইনপুট, এনালাইজ এবং হিসাব করার জন্য এক্সেল একটি পারফেক্ট সফটওয়্যার। এক্সেল এর মধ্যে চার্ট তৈরি করার অসাধারণ ফাংশন রয়েছে যার মাধ্যমে পরিসাংখিক মডেল তৈরি করা যায়। এক্সেল এর মধ্যে টেক্সট টাইপের ডাটাও স্টোর করা যায় যেমন-ঠিকানার লিস্ট, গ্রাহকের লিস্ট, কর্মীদের ডাটা ইত্যাদি।
প্রত্যেকটি ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠান প্রতিদিন বিপুল পরিমাণ নাম্বার জেনারেট করে। যেমন ধরুন তাদের বাজেট নির্ধারণ-পরিবর্তন-পরিবর্ধন করতে হয় বা ডেইলি খরচের হিসাবও করতে হয়। এসবকিছুই এক্সেল-এর মাধ্যমে খুবই সহজে করা যায়। সকল ধরনের অর্থনৈতিক হিসাব এক্সেল দিয়ে করা যায়। ধরুন একটি পত্রিকা কিছু টপিকের উপর একটা জরিপ করবে। তারাও তখন এক্সেল ব্যবহার করবে। এক কথায়, যেখানেই সংখ্যা, সেখানেই এক্সেল।
গ্রাফ তৈরি করার জন্য এক্সেল একটি জনপ্রিয় সফটওয়্যার। গ্রাফের মাধ্যমে ডাটার ভিজুয়াল প্রেজেন্টেশন করা হয়, যার মাধ্যমে খুব সহজে ব্যবসায়ের পরিস্থিতি এবং উত্থান-পতন বুঝতে পারা যায়। এক্সেল বিভিন্ন ধরনের গ্রাফ তৈরি করার পদ্ধতি রয়েছে, যেমন- বার গ্রাফ, লাইন গ্রাফ, পাই চার্ট, ডোনাট চার্ট ইত্যাদি। এই উদ্দেশ্যে অনেক কোম্পানী এক্সেল ব্যবহার করে আসছে।
এখানে ডোনাট চার্টের মাধ্যমে টেস্ট পরীক্ষার গড় মার্ক দেখানো হয়েছে।
রিপোর্টিং এবং ডাটা এনালাইসিসের জন্য এক্সেল খুবই কার্যকর একটি সফটওয়্যার। আপনার ডাটাকে আরো বেশি বোধগম্য করার জন্য এক্সেল এর বিল্ট-ইন ফাংশনগুলোর মাধ্যমে কাস্টোমাইজড রিপোর্টিং এবং ভিজুয়ালাইজেশন খুব দ্রুত তৈরি করতে পারবেন।
আপনি একটি ব্যবসা প্রতিঠানের মালিক কিংবা ডাটা এনালিস্ট হন না কেনো, রিপোর্টিং এবং ভিজুয়ালাইজেশন এর জন্য এক্সেল হবে আপনার মূল হাতিয়ার।
আমরা আমাদের একই ডেটাসেটকে বিভিন্ন উপায়ে দেখাতে পারি। রিপোর্টিং এর জন্য এটি ব্যবহার করে আমরা ভিজুয়ালাইজেশন এর সাথে কাজ ব্যাখ্যা করতে পারি।
ব্যবসায়ের ধরন উন্নত করার জন্য রিসার্চ একটি গুরুত্ত্বপূর্ণ পার্ট। এই সেকশনের জন্য “What-if” এনালাইসিস করা খুবই জরুরী। এক্সেলে তিন ধরনের What-if এনালাইসিস করার ফাংশন রয়েছে।
কোম্পানীর ম্যনেজার এক্সেল ব্যবহার করে খুবই সহজে কর্মীদের কর্মঘণ্টা ট্র্যাক করতে পারেন। এক্সেল এর মাধ্যমে কাজের সময়সূচী তৈরি করা যায় এবং কর্মীদের কর্মঘণ্টা ম্যানেজ করা যায়। ম্যানেজার তার প্রয়োজনমত কর্মীদের কাজের সময়সূচী এডিটও করতে পারেন।
সাধারণত, বড় কিংবা ছোট বেশিরভাগ ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠানই তাদের অর্থনৈতিক কর্মকান্ড এক্সেলের মাধ্যমেই করে থাকে। কেননা এক্সেলের মাধ্যমে কোম্পানীর আর্থিক অবস্থা খুব সহজে বুঝা যায়। এর ডাটা এন্ট্রি টুল ব্যবহার করে ইনভেন্টরি, ডেইলি খরচ, আয়-ব্যয় বা বাজেট ট্র্যাক করা যায়।
নিচের ইমেজটি দেখুন। এখানে কোনো একটি কোম্পানীর সেপ্টেম্বর মাসের খরচের হিসাব দেখানো হয়েছে।
পিভট টেবিলের মাধ্যমে বিশাল পরিমাণের ডাটা এক নজরে পর্যবেক্ষণ করা যায়। আপনার ডেটা টেবিলটি সহজেই পরিবর্তন করার মাধ্যমে আপনি ফিল্টার বা সোয়াপিং টুল ব্যবহার করে আপনার পছন্দসই ডেটা ক্ষেত্র প্রদর্শন করতে পারবেন।
এখানে পিভট টেবিল ব্যবহার করে কিছু ডাটা প্রদর্শন করা হয়েছে যা এনালাইজ করা এখন খুব সহজ মনে হচ্ছে।
ব্যবসায়ের জন্য সেলস ডাটার হিসাব রাখা খুবই জটিল ব্যাপার। আপনাকে কত টাকার প্রোডাক্ট সেল হয়েছে শুধু এটাই না, কোন প্রোডাক্টটি ভালো সেল হয়েছে আর কোনটি হয়নি - এটারও হিসাব রাখতে হবে। কারণ এই তথ্যের মাধ্যমে কোন প্রোডাক্ট স্টক করতে হবে, কিভাবে মূল্য নির্ধারণ করতে হবে এবং কোন ক্ষেত্রে আপনাকে মার্কেটিং চালাতে হবে এগুলো খুব সহজ হয়ে যাবে। অনেক কোম্পানী দৈনিক, পাক্ষিক, মাসিক এবং বার্ষিক সেলস ট্র্যাক করে থাকেন। এর ফলে আগামী বছরের সেলসের পূর্বাভাস করা যায়।
এক্সেল ব্যবহার করে একটি কোম্পানী তাদের সমগ্র গ্রাহকের একটি পূর্ণাংগ ডাটাবেস রাখতে পারেন। পরবর্তীতে তারা তাদেরকে কোম্পানী কর্তৃক যেকোনো প্রমোশনাল মেসেজ বা কল করতে পারেন।
এক্সেলের বিল্ট-ইন ফর্মুলা এবং হিসাবের ফাংশনগুলো ব্যবহার করে খুব সহজের যেকোনো কোম্পানী তাদের বাজেট তৈরি করতে পারেন। এক্সেলের মাধ্যমে বিভিন্ন ওয়ার্কশীটের ডাটা এনালাইজ করে খুব সহজে একটি উন্নত বাজেট তৈরি করা যায়। এছাড়াও গ্রাফিক প্রেজেন্টেশনের মাধ্যমেও তারা বাজেট এনালাইজ করতে পারে।
সামনের বছরের সেলস, ট্রেন্ড বা অন্যান্য ডাটা অনুমান করার জন্য এক্সেল একটি গুরুত্ত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখতে পারে। এক্সেলের কিছু থার্ড পার্টি প্লাগিনের মাধ্যমে পূর্বের ডাটা এনালাইজ করে ভবিষ্যৎ সেল অনুমান করা যায়।
এখানে আগের বছরের সেলস-এর উপর ভিত্তি করে ২০৩০ সালের সেলস অনুমান করা হয়েছে।
সাধারণত, আর্থিক বিশ্লেষকরা (financial analyst) আর্থিক ডাটার ভিত্তিতে একটি উপসংহার তৈরি করে। আর্থিক ডাটা এনালাইজের জন্য এক্সেল একটি জরুরী সফটওয়্যার। তাই, তাদের অবশ্যই এক্সেল সম্পর্কে খুব ভালো ধারণা থাকাটা জরুরী।
ডাটা সংগ্রহ এবং সংরক্ষণের জন্য এক্সেল স্প্রেডশীটের দক্ষতা থাকা প্রত্যেক অফিস কর্মচারী এবং তথ্য স্টাফদের জন্য আবশ্যিক। রিপোর্ট তৈরি করা, ডকুমেন্ট সাজানো, এপয়েন্টমেন্ট শিডিউল করার জন্য একজন এডমিন বা এডমিন সহকারীর এক্সেলের পর্যাপ্ত জ্ঞান থাকা জরুরী।
সাধারণত, একজন স্টোর ম্যানেজার যার দায়িত্বের মধ্যে থাকে ইনভেন্টরি, স্টাফদের প্রতিনিধিত্ব করা এবং কোম্পানীর জন্য পলিসি নির্ধারণ করা - তারও এক্সেল সম্পর্কে যথাযথ জ্ঞান থাকাটা জরুরী।
একজন প্রজেক্ট ম্যানেজার প্রজেক্টের ডাটার উপর ভিত্তি করে প্রজেক্ট প্ল্যান তৈরি করেন। তাই তারও এক্সেল দক্ষতা থাকা আবশ্যিক।
একজন বিজনেস এনালিস্ট একটি বিপুল পরিমাণ ডাটা ট্র্যাক করার মাধ্যমে কোম্পানির সর্বাধিক লাভের পথগুলো বের করে একটি ব্যবসাকে বিশ্লেষণ করে এবং মূল্যায়ন করে। তাই অবশ্যই তার এক্সেল জ্ঞান থাকতে হবে।
এখানে বিজনেস এনালাইসিস করার জন্য গ্রাফসহ একটি সেলস ডাটা দেখানো হয়েছে।
ডিজিটাল মার্কেটাররা সবসময় নতুন নতুন মার্কেটিং সুযোগের সন্ধানে থাকে। সে কারণে তারা এক্সেল গ্রাফ, চার্ট এবং অন্যান্য ডাটা ভিজুয়ালাইজেশন টুল ব্যবহার করে থাকে।
বর্তমানে ডাটা জার্নালিস্টরা বিশাল পরিমাণের ডাটা নিয়ে কাজ করে থাকে। তাই অবশ্যই তাদের এক্সেলে ভালো দক্ষতা থাকতে হয়।
সেলস এবং মার্কেটিং ম্যানেজাররা সবসময় নাম্বারের মধ্যেই ডুবে থাকেন। প্রশাসনিক এবং ট্রেইনিং ম্যানেজাররা বিভিন্ন রিসোর্স এবং আইটেমের সংঘটন, পরিকল্পনা এবং শিডিউল করে থাকেন। তাই এ ধরনের ম্যানেজারদের অবশ্যই এক্সেলে পারদর্শী হতে হয়।
বর্তমানের ডিজিটাল মার্কেটিং এর যুগে, এক্সেল এর খুবই চাহিদা রয়েছে। তাই এক্সেলে ভালো দক্ষতা থাকলে বিশ্বের যে কোনো কোম্পানীতে ঘরে বসেই কাজ করা যায়।
অডিটর এবং একাউন্ট্যান্ট পদে যারা রয়েছেন, তাদেরকে তো সর্বদাই আর্থিক ডকুমেন্ট এবং স্ট্যাটমেন্ট নিয়েই থাকতে হয়। তাই সেই ডকুমেন্ট এবং স্ট্যাটমেন্ট সাজাতে অবশ্যই এক্সেলে তাদের খুব ভালো জ্ঞান থাকতে হয়।
কস্ট এস্টিমেটররা সাধারণত প্রজেক্টের জন্য প্রয়োজনীয় অর্থ, শ্রম এবং সময় নির্ধারণ করতে প্রজেক্ট ম্যানেজার এবং ইঞ্জিনিয়ারদের সাথে কাজ করে থাকে। তাই ঐ সব ডাটা সংগ্রহ এবং সংরক্ষণে অবশ্যই এক্সেলে তার খুব ভালো দক্ষতা থাকতে হয়।
নিম্নে কতকগুলো বেসিক এবং এডভান্সড এক্সেল স্কিল তুলে ধরা হল যা চাকুরী পাওয়ার জন্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখবেঃ
এই টিউটোরিয়ালে আমি চেষ্টা করেছি কর্মক্ষেত্রে এক্সেলের ব্যবহারের ক্ষেত্রগুলো বুঝাতে। আসলে এক্সেলের গুরুত্ব ভাষায় প্রকাশ করা সম্ভব না। আশা করছি, এই আর্টিক্যালটি পড়ে আপনারা এক্সেলের গুরুত্ব কিছুটা হলেও বুঝতে পারবেন। এক্সেল সম্পর্কিত কোনো কিছু জানার থাকলে, টিউমেন্ট করে জানাবেন।
টিউনটা ভালো লাগলে টিউমেন্ট করে জানাবেন। সবাইকে অসংখ্য ধন্যবাদ। ধন্যবাদ জানাই Techtunes কে। দেখা হচ্ছে পরের টিউটোরিয়ালে।
এরকম পুরো ডিটেইলস-এ এক্সেল-এর আরো পর্ব দেয়া হবে। Mad Gamer এর সাথেই থাকুন।
আমি ম্যাড গেমার। বিশ্বের সর্ববৃহৎ বিজ্ঞান ও প্রযুক্তির সৌশল নেটওয়ার্ক - টেকটিউনস এ আমি 11 বছর 9 মাস যাবৎ যুক্ত আছি। টেকটিউনস আমি এ পর্যন্ত 19 টি টিউন ও 26 টি টিউমেন্ট করেছি। টেকটিউনসে আমার 2 ফলোয়ার আছে এবং আমি টেকটিউনসে 1 টিউনারকে ফলো করি।
