মাইক্রোসফট এক্সেল টিপস এন্ড ট্রিক্স

এম এস এক্সেল রিলেটিভ সেলকে এবসোলিউট সেলে পরিবর্তন করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ ও বহুল ব্যবহৃত একটি বিষয়। এছাড়াও, এক্সেলে আপনি গোপনীয় ডকুমেন্ট পাসওয়ার্ড প্রোটেক্টেড করে রাখতে পারেন; যাতে অন্য কেউ পাসওয়ার্ড প্রদান ছাড়া আপনার ডাটা দেখতে অসমর্থ হয়। মাইক্রোসফট এক্সেলে টিপস এন্ড ট্রিক্স সিরিজের এই ব্লগে আমরা আলোচনা করেছি এই বিষয়গুলো সম্পর্কে। তো আসুন জেনে নিই, এই টিপস গুলো আমাদের এই ব্লগে।

কিভাবে আপনি এক্সেলে রিলেটেভ সেলকে এবসোলিউট সেলে পরিবর্তন করবেন?

স্প্রেডশিট ফর্মুলাগুলো ডিফল্ট হিসেবে রিলেটিভ সেল হিসেবে ধরে যার অর্থ হল, যখন একটি সেলের ফর্মুলা এক সেল থেকে কপি করে অন্য সেলে নেয়া হয়, এটি ফর্মুলাটি নতুন সেলের মত হওয়ার জন্য পরিবর্তিত হয়। যেমনঃ যদি আপনার একটি ফর্মুলা থাকে, যা একটি সেলে কলামের অবস্থান নিচে নিয়ে যায়, এবং সেই ফর্মুলা অন্য কলামে কপি করে, তবে মানগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে ওই কলামের মান হিসেবে পরিবর্তিত হয়। কিছু ক্ষেত্রে, আপনার হয়তো দরকার হতে পারে, ফর্মুলাটি একই এবং অপরিবর্তিত থাকুক; যা এবসোলিউট সেল রেফারেন্স হিসেবে পরিচিত।

নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে একটি রিলেটিভ সেলকে এবসোলিউট সেল রেফারেন্স হিসেবে পরিবর্তিত করা  যায়ঃ

১)মাইক্রোসফট এক্সেল ওপেন করুন।

২)আপনি যেই ফর্মুলাটি এবসোলিউট বা রিলেটিভ সেল রেফারেন্স হিসেবে পরিবর্তন করতে চান, তা হাইলাইট করুন।

৩)নিচের দেখানো formula box অনুযায়ী, ফর্মুলা বক্সে ক্লিক করুন অথবা ফর্মুলা হাইলাইট করুন এবং এবসোলিউট ও রিলেটিভ সেল রেফারেন্সে পারস্পরিক পরিবর্তনের জন্য F4 key  চাপুন।

টিপসঃ আপনি ফর্মুলার একটি অংশ হাইলাইট করে F4 চেপে আংশিক এবসোলিউট রেফারেন্স তৈরি করতে পারেন।

আপনি যদি ম্যানুয়েলি একটি এবসোলিউট রেফারেন্স লিখতে বা তৈরি করতে চান, তবে ফর্মুলাতে "$"  প্রতীক ব্যবহার করুন। নিচে একটি বেসিক উদাহরণ দেয়া হয়েছ যা একটি বেসিক রিলেটিভ এবং এবসোলিউট রেফারেন্সের মাঝের যে পার্থক্য তা প্রদর্শন করে।

রিলেটিভ রেফারেন্সঃ

=SUM(A1:A3)

এই বেসিক ফর্মুলাটি বেশিরভাগ ব্যবহারকারীর কাছেই পরিচিত; এটি সেল A1 থেকে A3 পর্যন্ত মানগুলো যোগ করে।

এবসোলিউট রেফারেন্সঃ

=SUM($A$1:$A$3)

একটি এবসোলিউট রেফারেন্সকে রিলেটিভ রেফারেন্সে পরিবর্তিত করতে, একটি কলাম বা সারির প্রথমে "$" প্রতীক যোগ করতে হবে।

আংশিক এবসোলিউট রেফারেন্সঃ

আপনি স্প্রেডশিটে আংশিক এবসোলিউট রেফারেন্স তৈরি করতে পারেন, যা ফ্লেক্সিবিলিটি এবং ফাংশনালিটি অনুমোদন করবে।

=SUM($A1:$A3)
এই প্রথম উদাহরণে, শুধু কলাম(A) হল একটি এবসোলিউট রেফারেন্স, যখন সারি হল রিলেটিভ রেফারেন্স। তাই, এই ফর্মুলাটি অন্য সারিতে 
কপি করা হল, এই ফর্মুলাটি তাও কলাম A রেফারেন্স করবে; কিন্তু এটি যেখানে আপনি কপি করবেন, তা অনুযায়ী সারি পরিবর্তন করবে। 

=SUM(A$1:A$3)

এই দ্বিতীয় উদাহরণে, শুধু সারিগুলো (1 থেকে 3) এবসোলিউট রেফারেন্স, যখন একটী কলাম হল রিলেটিভ রেফারেন্স। তাই, যখন একটি ফর্মুলা অন্য কলাম এবং সারিতে কপি করা হয়, ফর্মুলাটি তখনও রেফারেন্স করবে সারি  1 থেকে 3, কিন্তু এটি কোথায় কপি করা হয়েছে তার ভিত্তিতে কলামকে পরিবর্তিত করবে।

কিভাবে আপনি মাইক্রোসফট এক্সেল ডকুমেন্টকে পাসওয়ার্ড প্রোটেক্ট করবেন?

ব্যবহারকারীরা মাইক্রোসফট এক্সেলে ডকুমেন্টকে পাসওয়ার্ড প্রোটেক্ট করে থাকেন যাতে অন্যরা কোন ডাটা যোগ, পরিবর্তন, অথবা সরিয়ে নিতে না পারেন। একটি পাসওয়ার্ড সেট আপের মাধ্যমে একটি ডকুমেন্টকে লক করা সম্ভব, আর এর ব্যবহারকারীরা পাসওয়ার্ড এন্টার করে আনলক করে ডকুমেন্ট দেখতে ও পরিবর্তন করতে পারেন। এক্সেল স্প্রেডশিটে পাসওয়ার্ড ব্যবহারের মাধ্যমে কেউ যাতে স্প্রেডশিটের বিশেষ কোন অংশ পরিবর্তন করতে না পারেন তাও প্রতিহত করা যায়। একটি এক্সেল ডকুমেন্টে কিভাবে পাসওয়ার্ড  ব্যবহার করে প্রোটেক্ট করা যায় তা নিচে দেয়া হল।

সম্পূর্ণ এক্সেল ডকুমেন্ট প্রোটেক্ট করার পদ্ধতিঃ

নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে মাইক্রোসফট এক্সেল ব্যবহারকারীরা তাদের ডকুমেন্ট প্রোটেক্ট করতে পারেন। আপনি হয়তো পাসওয়ার্ড ভুলেও যেতে পারেন, এটি মাথায় রেখে এর একটি ব্যাকআপ কপি তৈরি করে রাখতে পারেন। যদি আপনি এটি করেন, তবে আপনার উচিত, আনপ্রোটেক্টেড ফাইল লোকাল স্টোরেজে না রেখে, তা USB stick এ রাখা।

এক্সেল ২০১০ এবং এর পরবর্তী ভার্শনগুলোর জন্যঃ

১) মাইক্রোসফট এক্সেলে আপনি যেই ডকুমেন্ট বা স্প্রেডশিট পাসওয়ার্ড প্রোটেক্ট করতে চান, তা ওপেন করুন।

২) File ট্যাবে ক্লিক করুন।

৩)Info অপশনে ক্লিক করুন।

৪)Protect Document অপশনে ক্লিক করুন।

৫) ডকুমেন্ট ওপেন করার জন্য পাসওয়ার্ড দরকার হলে  হয়  Encrypt with Password অপশনে ক্লিক করুন অথবা অন্য ব্যবহারকারীদেরকে ডকুমেন্ট এডিট বা ব্লক করা থেকে বিরত করার জন্য Restrict Editing  অপশনে ক্লিক করুন।

৬)Password টেক্সট ফিল্ডে একটি পাসওয়ার্ড টাইপ করে, ক্লিক করুন OK.

৭) Reenter password টেক্সট ফিল্ডে আবার একটি পাসওয়ার্ড টাইপ করুন এবং ক্লিক করুন OK.

৮)নতুন পাসওয়ার্ড সেইভ করার জন্য ফাইল  Save করুন।

এক্সেল ২০০৭ ভার্সনের জন্যঃ

১) মাইক্রোসফট এক্সলে আপনি যে ডকুমেন্ট বা স্প্রেডশিট পাসওয়ার্ড-প্রোটেক্টেড করতে চান তা ওপেন করুন।

২)স্ক্রিনের উপরের বাম কোনায়, Microsoft Office Button এ ক্লিক করুন।

৩) যেই ড্রপ ডাউন মেন্যু আসে, তাতে আপনার মাউসের কার্সর Prepare এর উপর নিন এবং Encrypt Document এর উপর ক্লিক করুন।

৪)আপনি পাসওয়ার্ড সিলেক্ট করে,  Password টেক্সট ফিল্ডে এটি টাইপ করুন এবং ক্লিক করুন OK.

৫) Reenter Password টেক্সট ফিল্ডে আবার পাসওয়ার্ড টাইপ করে ক্লিক করুন OK.

৬) নতুন পাসওয়ার্ড সেইভ করতে ফাইল Save করুন।

Password to open - এই অপশন ব্যবহারের মাধ্যমে শুধু যারা পাসওয়ার্ড জানে তারাই ফাইলটি পড়তে পারবে।

Password to modify - এই অপশনটি read-only এর মতই, শুধু এই অপশনের মাধ্যমে ফাইল দেখা যায়, কিন্তু এর পাসওয়ার্ড ব্যবহার করে আপনি ফাইল এডিট এবং সেইভ করতে পারবেন। যাহোক, এটি মাথায় রাখুন যে, একজন ব্যবহারকারী ফাইলটি ওপেন করতে পারেলে, তিনি তা কপি করে তার নিজের ডকুমেন্টেও নিতে পারবেন।

একটি প্রোটেক্টেড ডকুমেন্ট থেকে পাসওয়ার্ড সরিয়ে নেয়ার জন্য, উপরের সেকশনের ধাপগুলো অনুসরণ করুন, কিন্তু পাসওয়ার্ড ফিল্ডে যেই ক্যারেক্টার এন্টার করা হয়েছে তা ডিলিট করুন।

একটি এক্সেল ডকুমেন্টের বিভিন্ন অংশ প্রোটেক্ট করার পদ্ধতিঃ

একটি এক্সেল স্প্রেডশিটে প্রত্যেক সেল, প্রত্যেক ওয়ার্কশিট বা পুরো ওয়ার্কবুকের জন্য প্রোটেকশন কনফিগার করা যায়। প্রোটেক্টেড সেল, ওয়ার্কশিট, অথবা ওয়ার্কবুকের ডাটা যোগ, পরিবর্তন বা রিমুভ করা যায় না। ওয়ার্কবুকে ম্যাক্রোস প্রোটেক্ট করা যায় কোন পরিবর্তন বা রিমুভ হয়ে যাওয়া থেকে।

একটি ওয়ার্কশিট অথবা প্রত্যেক সেল মাইক্রোসফট এক্সেলের বিভিন্ন ভার্সনে প্রোটেক্ট করার জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুনঃ

সতর্কতাঃ একটি  ওয়ার্কশিট প্রোটেক্ট করা শুধু সেই বিশেষ ওয়ার্কশিটের প্রোটেকশন নির্দেশ করে। ওই এক্সেল ফাইল বা ওয়ার্কবুকে অন্য ওয়ার্কশিট কিন্তু ওপেন ও অরক্ষিত থেকে যায়।

এক্সেল ২০০৭ এবং এর পরের ভার্শনগুলোর জন্যঃ

১) যে সেলগুলো প্রোটেক্টেড করতে হবে, তা সিলেক্ট করুন।

২) Review ট্যাবে ক্লিক করে সিলেক্ট করুন Protect Sheet.

৩) Protect Sheet উইন্ডোতে  Select unlocked cells অপশনে অবশ্যই চেক করুন। আর,  Select locked cells অপশনটি আনচেক অবস্থায় আছে তা নিশ্চিত করুন।

৪) ওয়ার্কশিট প্রোটেক্ট করার জন্য একটি পাসওয়ার্ড এন্টার করে ক্লিক করুন OK.

৫) যখন পাসওয়ার্ড কনফার্মেশনের জন্য প্রম্পট আসবে, তখন আবার আগের পাসওয়ার্ডটি এন্টার করুন।

উপরের ধাপগুলো অনুসরণ করে একজন ব্যবহারকারীকে তার প্রোটেক্টেড সেলে কোন মান যোগ বা সরিয়ে নেয়া থেকে বিরত রাখবে। শুধু আপনি যেই সেল্গুলো আপনি প্রোটেক্ট করেননি, তাতে আপনি কোন মান যোগ করতে বা সরিয়ে নিতে পারবেন।

টিপসঃ কোন ওয়ার্কবুক বা ওয়ার্কশিটের প্রোটেকশন সরিয়ে নিতে, উপরের ধাপগুলো অনুসরণ করুন। এক্ষেত্রে শুধু  "Protect" অপশনের পরিবর্তে  "Unprotect"  অপশন আসবে।

এক্সেল ২০০৩ এবং এর আগের ভার্শনগুলোর জন্যঃ

১) যেই সেলগুলো প্রোটেক্ট করতে হবে, তা সিলেক্ট করুন।

২) সেই সেলগুলোতে রাইট ক্লিক করে,  Format Cells সিলেক্ট করুন।

৩) Format Cells উইন্ডোতে ক্লিক করুন Protection ট্যাবে।

৪) Locked অপশনের জন্য বক্স চেক ক্রুন এবং ক্লিক করুন OK.

৫)প্রধান এক্সেল মেন্যুতে, ক্লিক করুন Tools > Protection, তারপর সিলেক্ট করুন Protect Sheet.

৬) Protect Sheet উইন্ডোতে, একটি পাসওয়ার্ড এন্টার করে ওয়ার্কশিট প্রোটেক্ট করুন এবং ক্লিক করুন OK.

৭) একই পাসওয়ার্ড আবার এন্টার করুন যখন আপনাকে প্রোটেকশন কনফার্ম করতে নির্দেশ দেয়।

টিপসঃ কোন ওয়ার্কবুক বা ওয়ার্কশিটের প্রোটেকশন সরিয়ে নিতে, উপরের ধাপগুলো অনুসরণ করুন। এক্ষেত্রে শুধু  "Protect" অপশনের পরিবর্তে  "Unprotect"  অপশন আসবে।

মাইক্রোসফট এক্সেল টিপস এন্ড ট্রিক্স সিরিজের আমাদের এই পঞ্চম পর্বে আপনাদের জন্য এই ছিল আমাদের পরিবেশনা। আশা করি এক্সেল টিপস গুলো কাজে লাগিয়ে আপনারা কর্মক্ষেত্রে অনেক দ্রুত আপনাদের কাজ করতে পারবেন। আপনাদের সবাইকে ধন্যবাদ জানিয়ে আমাদের এই ব্লগ এখানেই সমাপ্ত করছি।

মাইক্রোসফট এক্সেল টিপস এন্ড ট্রিক্স সিরিজের পূর্বের ব্লগগুলোর লিংকঃ

https://projuktiteam.com/6355/ms-excel-tips/

https://projuktiteam.com/6368/ms-excel-tips-2/

https://projuktiteam.com/6384/ms-excel-tips-3/

https://projuktiteam.com/6388/ms-excel-tips-4/