যদি আপনি একজন ব্লগার, ওয়েবসাইেটর মালিক অথবা অনলাইন কর্মী হয়ে থাকেন, সম্ভবত আপনার সব সময় ইমেইলের মাধ্যমে মানুষের সাথে যোগাযোগ প্রয়োজন হয়। মাঝে মাঝে আপনাকে হয়ত একটি কথোপকথন শুরু করা এবং উত্তর দিতে হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি নির্দিষ্ট ব্লগ জন্য গেস্ট পোস্ট দিতে চান অথবা আপনি কাউকে ব্যবসায়িক অংশীদারিত্ব করতে চান। যদি আপনি smartly আপনার ইমেইল বার্তাগুলি পাঠাতে না পারেন, আপনার ইমেইল গুলো না পড়ার সম্ভাবনা বেশি থাকবে। সে ক্ষেত্রে আপনি বিরাট ক্ষতির সম্মুখীন হতে পারেন।

একটি ইমেইলের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ হচ্ছে Subject line।দুঃখজনক হলেও সত্য, মানুষ এই জায়গাটাতেই সবচেয়ে বেশি ভুল করে।  এই পোষ্টে আমি Email subject line করা ৫ টি ভুলের কথা তুলে ধরার চেষ্টা করবো।

১. একটি মাত্র শব্দ দিয়ে শিরোনাম তৈরিঃ

আপনি কি কখনও "হাই" শিরোনামসহ কোন ইমেইল পেয়েছেন? যদি পেয়ে থাকেন, তাহলে আপনি সম্ভবত জানেন কি বিরক্তিকর শব্দ এটা। এক শব্দের শিরোনাম মোটেও ভাল জিনিস নয়, কারন এটি Communication প্রক্রিয়াকে বাধাগ্রস্ত করে। এক শব্দের শিরোনাম দিয়ে ইমেইল এর আগা গোরা কিছুই বোঝা যায় না। অন্যদিকে এটি প্রেরকের অলসতা এবং দুর্বলতা তুলে ধরে।

২. শিরনামে অনুরোধ করাঃ

মানুষ দেওয়ার চেয়ে নিতে বেশি পছন্দ করে। আপনার Subject লাইন যদি কোন অনুরোধসূচক বাক্য হয়, প্রাপক এটি পড়তে কম আগ্রহ প্রকাশ করবে। উদাহরণ, লিঙ্ক Exchange অনুরোধ, ভোটদান অনুরোধ। কোন কিছু প্রস্তাব করার মাধ্যমে Communication শুরু করা সবচেয়ে ভালো পদ্ধতি ।

৩. Spammy শব্দ ব্যবহারঃ

সাবজেক্ট লাইনে কোন Spammy শব্দ থাকা উচিত নয়। Spammy শব্দ দিলে ইমেইল ফিল্টার আপানার মেসেজটিকে Spam হিসেবে Inbox থেকে বাদ দিয়ে দিতে পারে। কিছু Spammy শব্দ/বাক্য নীচে দেওয়া হলঃ

Make money Online

Sign Up free

Free money win

Online survey etc.

৪. মনোযোগ আকর্ষণঃ

এমন কোন শব্দ ব্জাবহার করা যাবে না, যা প্রাপক কে জোর করে পড়তে বাধ্য করতে পারে। জেমনঃ “ Please read this, Urgent, important” ইত্যাদি। এসকল শব্দ ব্যবহার করলে উপকারের চেয়ে অপকার বেশি হতে পারে।

৫. Automated মেসেজ এর মত শিরোনাম তৈরি করাঃ

যদি আপনার মেসেজটি দেখতে Automated মেসেজ এর মত মনে হয়, প্রাপক তা এড়িয়ে যাবে। Automated মেসেজ গুলো সাধারনত social networking site থেকে আসে। আপনার ইমেইল এর শিরনামে এমনভাবে লিখতে হবে যেন তা Automated মেসেজ এর থেকে আলাদা হয়।

এতক্ষন উপরের পাঁচটি ভুল পড়ার পর আপনার মনে প্রশ্ন আসতে পারে “ সব ভুল গুলো বুজলাম, কিন্তু ভালো শিরোনাম লিখবো কিভাবে?

আমার মতে একটি ভালো শিরোনামের দুইটি বৈশিষ্ট্য-

১. প্রাসঙ্গিগতা ( প্রাপকের নাম বা ওয়েব এড্রেস)

২. সংক্ষিপ্ত বিবরন ( পুরো ইমেইলের সংক্ষিপ্ত বিবরন)

এই দুইটি নিয়ম মেনে চলার চেষ্টা করুন। আশা করি আপনার ইমেইল Communication skill বাড়বে। ইনশাল্লাহ।